¿Dónde se guardan los archivos en Teams?
En un artículo anterior explicaba cuál, bajo mi punto de vista es el mejor lugar para guardar archivos en Microsoft 365. La conclusión principal era OneDrive para lo personal y Teams para lo compartido. Pero realmente, ¿dónde se guardan los archivos en Teams?
Como herramienta de colaboración para grupos de personas que trabajan juntos en una organización, Microsoft Teams permite gestionar y almacenar archivos pero, ¿dónde residen realmente esos archivos?
Organizativamente Teams permite dos tipos de interacciones: los chats privados y los equipos. Con esto quiero decir que podemos trabajar colaborativamente con otras personas, bien en chats privados, o bien en equipos de Teams.
¿Dónde se guardan los archivos en Teams?
Dependiendo de cuál de ellos usemos, los archivos que subamos a Teams se guardarán en distintos lugares.
En un chat privado
¿Donde se guardan los archivos en Teams?: Cuando colaboramos con uno o varios compañeros en un chat privado, Teams hace uso de OneDrive para compartir archivos.
Cuando en un chat privado individual o grupal queremos compartir un archivo, si al elegir "Adjuntar archivo", elegimos la opción "Cargar desde este dispositivo", Teams nos permite seleccionar un archivo desde nuestro disco duro:
Pues bien, ese archivo se sube a nuestro OneDrive y a continuación, se comparte con los participantes del chat privado.
Concretamente, se sube a la carpeta "Archivos de chat de Microsoft Teams" de nuestro OneDrive. Si esa carpeta no existía ya, se crea automáticamente.
Podemos acceder a nuestro OneDrive, encontrar esta carpeta y veremos que el archivo recién compartido se encuentra allí. Creo que no hace falta que diga que ese archivo es una copia del que residía en nuestro disco duro. Es decir, cualquier cambio que realicemos sobre él, no se verá reflejado en el archivo original de nuestro disco duro.
Podemos comprobar los permisos del archivo recién compartido. Basta hacer clic derecho sobre el archivo y elegir la opción "Administrar acceso". Veremos que efectivamente, OneDrive ha dado permisos a los participantes en el chat privado, en este caso a mi compañero Luis Sierra.
¿Cómo puedo dar a mi compañero Luis permisos de edición en lugar de solo lectura o viceversa? Puedes hacerlo tras seleccionar el archivo a compartir. Justo antes de enviar tu mensaje, puedes clicar sobre la opción que dice "Los usuarios de este chat que tengan el vínculo..." que aparece justo debajo del nombre del archivo:
A continuación podrás elegir el tipo de permiso que otorgas a tu compañéro o compañeros de chat.
Si elijo la opción "Puede editar", cuando publique el mensaje con ese archivo vinculado, si mis compañeros acceden al archivo, estarán accediendo todos ellos a ese archivo que ahora reside en mi OneDrive y podrán editarlo. Si acceden simultáneamente, veran los cursores de los otros compañeros accediendo en tiempo real.
Esta forma de gestionar los archivos compartidos, es cómoda y rápida para interacciones puntuales, pero no sirve para grupos de personas que colaboran habitualmente, como pueden ser los miembros de un departamento o las personas que participan en un proyecto y que pueden llegar a compartir cientos o miles de archivos.
En un chat privado no se pueden crear carpetas o subcarpetas para poner orden en lo que compartimos. Si compartimos mucho, con el tiempo se hace complicado encontrar archivos determinados.
En un equipo de Teams
En un equipo de Teams es diferente. Los equipos se componen de canales y cada canal dispone de un espacio de almacenamiento en la pestañá Archivos al que podemos subir lo que queramos.
Como se ve en la imagen en el canal General del equipo Dp. Interna, si clicas en la pestaña Archivos, puedes ver y cargar los archivos o carpetas que quieras compartir con tus compañeros de equipo.
Subir archivos de esta manera es lo mismo que cargarlos en una unidad de red. Al subir archivos al canal, estamos dando acceso a esos archivos a todos los miembros del equipo.
Pero exactamente, ¿a dónde se suben?
Cuando creamos un equipo de Teams, por detrás se crea automáticamente un sitio de SharePoint, que es donde residen todos los archivos que subimos al equipo. En la pestañá Archivos de un canal, Teams en realidad te esta mostrando una ventana a esos archivos que residen en SharePoint.
Si quieres ver esos archivos en SharePoint, puedes abrir SharePoint y encontrar ese sitio que tiene el mismo nombre que tu equipo. Allí, en el apartado Documentos del sitio, podrás encontrar los archivos.
Una vez que has encontrado el sitio, es fácil llegar a los archivos. Simplemente debes clicar en el apartado Documentos y navegar a la carpeta que encontrarás con el nombre del canal concreto, que es donde están los archivos.
Existe además un atajo en la pestaña Archivos de cualquier canal que te permite llegar rápidamente al sitio de SharePoint. Simplemente haz clic en los 3 puntos que muestran las opciones ocultas del menú y elige la opción Abrir en SharePoint como se ve en la imagen.
Esta opción te lleva directamente al apartado Documentos del sitio y a la carpeta concreta que tenías abierta en Teams.
A efectos prácticos los archivos y carpetas que ves en la pestaña de un canal es como si residieran en Teams y puedes gestionarlos directamente desde Teams sin tener que acceder a SharePoint. Solo hay unas pocas situaciones en las que deberás acceder a los archivos en SharePoint. La más común es cuando quieras acceder a la Papelera de reciclaje a recuperar archivos borrados.
En Teams no hay acceso a la papelera y para acceder a ella tienes que acceder siempre a SharePoint.
Por lo demás, Teams es perfecto para crear archivos en un espacio compartido con tus compañeros de equipo, subir nuevos archivos, editarlos, etc. La interfaz de Teams resulta mucho menos desafiante que la de SharePoint.
Y además, cuando en una organización se centraliza el trabajo con archivos y carpetas en los equipos de Teams, se abre la puerta a una forma de interactuar mucho más avanzada que la que te proporciona SharePoint. No solo es que puedes chatear por conversación con tus compañeros de equipo, sino que además puedes añadir pestañas a tu canal para cosas como gestionar eventos en un calendario, gestionar tareas en un plan de Planner, gestionar notas de reuniones en un bloc de notas de OneNote, etc, etc, etc...
Si buscas mejorar el trabajo digital en tu organización, no lo dudes, Teams es el camino a seguir.
En Microsoft Teams no aparece "Aplicación de escritorio" como opción por defecto para abrir archivos
Cuando en la pestaña Archivos de un canal en Microsoft Teams hacemos clic sobre un documento Word, se lanza la edición de ese documento pero dentro de Teams. Esto es, se nos abre el documento en la versión web de Word e integrado dentro de Teams.
Lo mismo ocurre con hojas de Excel o presentaciones de Power Point.
Esto tiene algunas ventajas y algunos inconvenientes.
La ventaja principal es que el documento se abre muy rápido y es ideal para consultas o lecturas rápidas de documentos Office
Los inconvenientes, son varios:
- No podemos tener varias ventanas de edición de archivos abiertas al mismo tiempo ya que debemos cerrar primero el archivo abierto para volver a ver la lista de archivos en Teams.
- No podemos visualizarlos lado a lado en ventanas paralelas.
- Y lo que más "molesta" a mucha gente, ese Word no es Word, es decir, no es el Word escritorio que tan acostumbrados estamos a usar.
A priori esto tiene una solución fácil.
Basta con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier documento, hoja o presentación, clicar en la opción Abrir y seleccionar Abrir en la aplicación, tal como se ve en la imagen.
Esto abre ese documento, hoja o presentación en la aplicación escritorio correspondiente de Office, es decir, en la aplicación de toda la vida.
Además, si lo deseas, puedes cambiar el comportamiento predeterminado para que cuando hagas clic sobre cualquier archivo Office, automáticamente se abra siempre la aplicación de escritorio correspondiente sin tener que hacer varios clics para conseguirlo.
Simplemente elige la opción Cambiar valor predeterminado y en la ventana resultante selecciona Aplicación de escritorio y guarda los cambios.
Es muy fácil y a partir de ese momento, cada vez que hagas clic en cualquier archivo Word, Excel o Power Point dentro de Teams, se abrira la aplicación escritorio correspondiente.
Lo que ocurre es que muchos usuarios de Teams se encuentran con que la opción Aplicación de escritorio, simplemente no aparece, no se muestra y solo ven las opciones "Teams", que es la predeterminada y "Explorador", que abre el archivo en una pestaña del navegador web predeterminado.
La opción "Explorador" soluciona el inconveniente de no poder abrir varios archivos Office simultáneamente, pero sigue usando las versiones web de Word, Excel y Power Point.
Hay varias razonces por las que muchos usuarios no ven esa opción "Aplicacion de escritorio", pero hay una solución que resuelve el problema para la gran mayoría y es la que explico en el siguiente vídeo.
Consiste simplemente en cambiar una clave del registro de Windows de tu equipo y aunque pueda parecer complicado, cuesta 5 minutos y créeme, funciona.
Si quieres saber más acerca del problema, puedes visitar esta página de Microsoft donde se dan más detalles.
Espero que se sirva.
Limitar quién puede crear equipos en Teams
La eterna duda con Teams: ¿Debemos limitar quien puede crear equipos en Teams? o, por el contrario ¿debemos dejar libertad para que los usuarios creen los equipos que quieran según la necesidad?
El proceso de adopción de Microsoft 365 en una organización pasa por varias fases y una de las primeras y más típicas es cuando ya tienes compradas tus nuevas licencias 365, pero la organización sigue trabajando más o menos como siempre.
En esta fase inicial, los usuarios van descubriendo y probando funcionalidades de Microsoft 365, algo que está muy bien, ya que es autoaprendizaje y normalmente no se olvida.
Pero conlleva riegos, pues, a pesar de lo que diga su fabricante, Microsoft 365 no es una plataforma sencilla de entender para el usuario medio.
Además, Microsoft 365 es bastante abierto en su configuración inicial "out of the box" y permite que casi todo el mundo pueda hacer casi de todo y este es uno de los riesgos principales.
Lo que ocurre en muchas organizaciones
Pasado un tiempo:
- Los usuarios empiezan a crear carpetas y compartirlas en OneDrive sin ningún orden ni control, incluso con usuarios externos.
- Crean y comparten calendarios desde Outlook con poco criterio.
- Crean sitios de SharePoint y empiezan a almacenar archivos en ellos sin que los responsables de sistemas estén al tanto.
- Crean equipos de Teams de prueba o con objetivos variopintos o de dudosa validez.
El resultado suele ser que, pasados unos meses, empieza a cundir el caos y la sensación de descontrol:
- Un usuario ha borrado una carpeta con información técnica valiosa de su OneDrive, sin darse cuenta de que la tenía compartida con otros usuarios.
- Existen 3 calendarios distintos para un mismo proyecto.
- Alguien ha eliminado un sitio de SharePoint en el que un importante cliente había cargado información valiosísima.
- Desde dirección ven con pavor que en solo unos meses, se han creado sin control más de 100 equipos de Teams. Hay 4 equipos privados llamados "Marketing", un equipo público llamado "Nóminas" al que tiene acceso toda la organización y nombres de equipo tan variopintos como "Despedida soltera Luisa" o "Porra ciclista 2023".
Adoptar Microsoft 365 implica cambios importantes en cómo se realizan ciertas tareas, no es tan sencillo como pueda parecer y hacerlo bien, conlleva una reflexión inicial y un plan de adopción por fases.
El problema es que casi nunca hay tiempo para ello y para evitar situaciones como las anteriores, es bueno, de entrada, poner ciertos límites a lo que los usuarios pueden hacer con 365.
Quién debería poder crear equipos de Teams
Si quieres evitar que los usuarios de tu organización creen equipos de Teams sin control alguno, puedes establecer que sólo algunos de ellos puedan hacerlo.
Por defecto, cuando tus usuarios entran por primera vez a Teams, tienen libertad absoluta para crear los equipos que quieran. La idea es limitar que, desde la propia aplicación Teams, los usuarios puedan crear equipos.
Es decir, la idea es que cuando un usuario abre Teams, accede al apartado Equipos y clica abajo en el enlace que dice "Unirse a un equipo o crear uno", el botón "Crear equipo" aparezca deshabilitado.
Digo desde la propia aplicación Teams porque debes saber que, quien tenga permisos de administración de Microsoft 365 en tu organización, siempre va a poder crear equipos desde el portal de administración de 365 y esto es bueno.
Una forma sencilla de hacer esto sería cerrar completamente la creación de equipos desde la aplicación Teams y que únicamente el o los administradores de 365 puedan crearlos desde el portal.
Si quieres que además del administrador o administradores de 365, otros usuarios puedan crear equipos desde la aplicación Teams, también puedes hacerlo y es una buena idea ya que, tiene más sentido que sean las personas responsables de organización en la empresa las que se encarguen de ello y no tanto los responsables de sistemas.
Limitar quien puede crear equipos en Teams
Lo primero, para poder hacer esto, debes tener permisos de administración sobre el tenant Microsoft 365 de tu organización.
Las malas noticias son que hacer esto no es tan sencillo como desactivar una casilla en el portal de administración de Teams.
En realidad, no es complicado, pero requiere ejecutar un script de PowerShell.
Si te has asustado con la frase anterior, quizás es mejor que reenvíes este artículo a un responsable de sistemas de tu organización. Es cierto que Microsoft podría hacerlo más fácil, pero actualmente es lo que hay. No existe otra forma de limitar esto.
El proceso tiene dos partes:
- Crear un grupo de seguridad en Microsoft 365 desde el portal de administración y añadir como miembros a los usuarios que sí queremos que puedan crear equipos desde la aplicación Teams.
- Ejecutar un script de PowerShell que establece que sólo los miembros de ese grupo de seguridad pueden crear usuarios.
Crear grupo de seguridad en Microsoft 365
Empezamos:
- Desde cualquier navegador web accede al portal Microsoft Office e inicia sesión con una cuenta que tenga permisos de administración
. - Una vez dentro del portal, clica en el menú del gofre y elige la opción Admin. Ten en cuenta que solo verás esa opción si tu usuario tiene permisos de administrador.
- Ya en el portal Admin, elige la opción "Teams y grupos" y luego "Grupos y equipos activos". Allí veras la lista de grupos que existen actualmente en tu tenant. Clica sobre la opción "Agregar un grupo".
- En los tipos de grupo, elige la opción "Seguridad", ponle un nombre a tu grupo y clica en Siguiente hasta terminar de crear el grupo con las opciones por defecto. Yo he nombrado mi grupo "Creadores Equipos Teams".
- De vuelta en la lista de grupos, filtra la lista para que se muestren los grupos de Seguridad y encuentra tu nuevo grupo. Es posible que tengas que recargar la página un par de veces hasta que aparezca.
- Clica sobre tu nuevo grupo y en el panel lateral derecho que aparece, elige "Miembros" y usa la opción "Ver todos los miembros y administrarlos" para añadir los usuarios que quieras al grupo.
Yo he añadido dos usuarios, yo mismo y mi compañero Luis.
Ya tienes creado tu grupo de seguridad. Vayamos a la segunda parte.
Otorgar con PowerShell permisos de creación de equipos al nuevo grupo de seguridad
Para este paso, vamos a utilizar el script oficial de PowerShell creado por Microsoft y que se explica en detalle en esta página (en inglés).
Este es el script:
$GroupName = "<GroupName>"
$AllowGroupCreation = $False
Connect-AzureAD
$settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id
if(!$settingsObjectID)
{
$template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | Where-object {$_.displayname -eq "group.unified"}
$settingsCopy = $template.CreateDirectorySetting()
New-AzureADDirectorySetting -DirectorySetting $settingsCopy
$settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id
}
$settingsCopy = Get-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID
$settingsCopy["EnableGroupCreation"] = $AllowGroupCreation
if($GroupName)
{
$settingsCopy["GroupCreationAllowedGroupId"] = (Get-AzureADGroup -SearchString $GroupName).objectid
} else {
$settingsCopy["GroupCreationAllowedGroupId"] = $GroupName
}
Set-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID -DirectorySetting $settingsCopy
(Get-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID).Values- Copia todo su contenido y pégalo en un archivo de texto usando cualquier editor de texto.
- Una vez copiado y pegado, reemplaza en la primera línea, donde dice <GroupName> por el nombre de tu equipo de seguridad, en mi caso esa línea quedaría así:
$GroupName = "Creadores Equipos Teams"- Ya está, guarda el archivo con el nombre LimitarCreaciónEquipos.ps1 y recuerda dónde lo guardas.
- Ahora, necesitamos abrir PowerShell, para ello, en Windows ve al menú inicio, teclea PowerShell y clica sobre PowerShell de entre los resultados de la búsqueda.
- Una vez en PowerShell necesitamos instalar el módulo AzureAD, que es el que permite que nuestro PC se comunique con nuestro Azure Active Directory en la nube. Teclea:
Install-Module AzureAD- Y responde con una Y (yes) para confirmar que quieres instalarlo.
- Navega hasta la carpeta en la que has guardado el script con el comando "cd Ubicación_del_Script".
- Ejecuta el script escribiendo:
.\LimitarCreacionEquipos.ps1
- La ejecución del script va a provocar que salte una ventana de autenticación de Microsoft 365.
- Inicia sesión con tu usuario y clave de administrador de tu tenant Microsoft 365 (puede ser el mismo con el que accediste al portal de administración).
- Una vez autenticado, se ejecutará el script.
Comprobando el resultado
El resultado de ejecutar el script mostrará la salida del último comando ejecutado, que es el "Get-AzureADDirectorySetting" de la última línea.
Pues bien, fíjate en dos de las líneas que arroja.
- La que dice Name: EnableGroupCreation, que debe tener como Value: False. Esto significa que por defecto nadie puede crear grupos en el tenant, o lo que es lo mismo, equipos en Teams.
- La que dice Name: GroupCreationAllowedGroupID, que debe tener como Value: Código_de_Grupo, o lo que es lo mismo el código interno del grupo cuyos miembros sí pueden crear equipos en Teams y que debería corresponder con el nombre del grupo que hemos metido cuando hemos modificado la primera línea del script.
Pues ya está hecho.
Ten en cuenta que es posible que tengas que esperar unas horas para que el cambio tenga efecto, pero el resultado es que ahora, aquellos usuarios que no sean miembros del grupo de seguridad "Creadores Equipos Teams", cuando intenten crear un nuevo equipo, verán una pantalla como la que se muestra en la imagen de abajo. No es muy clara, pero créeme que ya no van a poder crear nuevos equipos.
Adoptar el chat de Microsoft Teams con éxito
Adoptar el chat de Teams con éxito en una organización no es tarea fácil.
Una de las claves que hacen de Teams una herramienta fundamental en cualquier empresa es la comunicación por chat en los equipos de Teams.
Bien usado, el chat en un canal de un equipo de Teams, puede llegar a sustituir casi por completo a Outlook para la comunicación dentro de la organización. Esto son buenas noticias porque, afrontémoslo, a pesar de todo lo bueno que tiene, el email empieza a resultar una herramienta algo obsoleta.
Adoptar el chat de Teams con éxito
Cuando un cliente se acerca a mi por primera vez para pedirme que les ayude a adoptar Teams, lo primero que hago es pedirle el informe básico de actividad de usuarios de Teams de los últimos 90 días.
Me refiero al básico que se obtiene desde el panel de administración de Teams.
En todos los casos, me encuentro lo siguiente: El número de mensajes publicados en chats privados es enormemente superior al de los mensajes publicados en canales de equipos de Teams.
En el ejemplo real que incluyo a continuación se ve que:
- El número de mensajes en chats privados (31.051) es muchísimo más alto que el de mensajes en canales (772).
- En los últimos 90 días se han organizado incluso más reuniones de Teams (841) que mensajes se han publicado en canales (772).
Adoptar el chat de Teams con éxito
Si los usuarios de una organización usan más los chats privados que los chats en canales, algo no va bien.
El chat en un canal es mucho más que chat
Seguramente esos usuarios no han tenido la oportunidad de conocer bien lo que un equipo de Teams puede hacer por cualquier grupo de personas que trabajan juntos.
Quizás no terminan de conocer las diferencias que hacen que los chats en canales no son solo chats, sino un registro de todo lo que hace ese equipo.
Microsoft no ayuda mucho centrando su maquinaria de marketing en las decenas de nuevas características de Teams que publican cada mes. Quizás deberían dedicar algo más a mostrar al mundo cómo sacar partido a las más básicas.
Y es que todavía, demasiados usuarios simplemente ven en Teams: bien una herramienta de videoconferencias que compite con Zoom, o bien una herramienta de chat que compite con WhatsApp.
Pero Teams es mucho más que eso.
Teams es una plataforma de colaboración para equipos de trabajo que compite principalmente con Slack y en cierta medida con los Google Chat y Google Meet incluidos en Google Workspace.
¿Qué es lo que me ofrece Teams más allá de videoconferencias y chat?
Muchas más cosas, pero la respuesta podría ser simplemente "los equipos de Teams".
Los equipos de Teams son la clave para transformar con éxito cómo comunicamos y colaboramos en nuestras organizaciones. Especialmente con los distintos grupos de trabajo (departamentos, áreas, proyectos, etc) con los que estamos involucrados en nuestro día a día.
Con el tiempo, un equipo de Teams puede llegar a sustituir al vetusto correo electrónico para la comunicación interna y a nuestras viejas unidades de red para el almacenamiento de archivos y carpetas.
El chat por conversación
En los equipos de Teams la comunicación y colaboración se produce en los canales y la pestaña Publicaciones de un canal permite que chateemos "por conversación".
Equipos y canales de un equipo en Teams
Y chatear por conversación lo es todo para un equipo de trabajo.
El chat por conversación permite a los miembros del equipo chatear por asunto y mantener todas las ideas, opiniones, preguntas, respuestas, etc en torno a ese asunto concreto, perfectamente ordenados dentro de una misma conversación.
En este ejemplo, solicito ayuda a mi compañero Luis que me responde por conversación con un enlace al archivo que ha creado y todo queda recogido en dicha conversación, que siempre podremos buscar desde el buscador de Teams.
Por un lado, esto añade claridad a las conversaciones, pero por otro y mucho más importante, permite que cualquier miembro del equipo pueda buscar y encontrar esa conversación completa en el futuro.
Y esto es oro.
Con el uso, un canal se convierte en un registro de actividades del equipo
Podemos añadir un asunto a una conversación e incluso un hashtag del tipo #asunto para que sea más fácil de encontrar conversaciones en torno a un tema concreto.
Añadir un título y hashtags a nuestros mensajes, permite categorizarlos y facilitar su búsqueda en el futuro.
Esto convierte la pestaña Publicaciones de un canal en un repositorio de todos los temas tratados por todos los miembros del equipo, haciendo así que el canal se comporte como un valioso repositorio del conocimiento del equipo.
En un canal no solo estamos chateando, sino que estamos dejando constancia de determinados temas para que cualquier miembro del equipo pueda encontrarlos y usarlos como referencia en el futuro sin tener que "molestar" a sus compañeros.
Teams incluye un sistema de búsquedas que nos permite encontrar conversaciones, contactos y archivos en una sola interfaz.
Podemos incluso incluir una nueva respuesta a una conversación antigua con nuevas preguntas o comentarios sin tener que contextualizar a los compañeros.
Al actualizarla, Teams vuelve a mostrarla abajo en el flujo de mensajes, como si fuera una conversación nueva. Y de esta manera, en un canal se van tratando distintos temas en un entorno en el que es fácil encontrar temas y volver a tratarlos.
Y ten en cuenta que por defecto, las conversaciones en Teams quedan registradas y disponibles para su búsqueda "forever".
Un canal es un repositorio del conocimiento del equipo
Cuando tenga que preparar una nueva propuesta comercial para un cliente, podré encontrar las conversaciones entorno a propuestas antiguas que en su día creamos para ese cliente. Estas incluirán todos los comentarios y apuntes que hicimos en la conversación las personas que participamos en ella.
Si me surge una duda que creo que ya se ha tratado en el equipo, antes de interrumpir a nadie, puedo simplemente buscarla en Teams y si encuentro la conversación correcta, esta contendrá todas las respuestas que necesite.
Si un nuevo miembro se incorpora al equipo, podemos recomendarle que busque determinados asuntos o hashtags porque seguramente, muchas de las dudas que pueda tener por su reciente incorporación, estén ya respondidas en algún canal del equipo.
Y si lo piensas, hay cientos de ejemplos en los que resulta de muchísima ayuda disponer de ese registro central de todas las conversaciones que mantenemos en el equipo.
Las menciones limitan el ruido
Tengo alumnos en mis formaciones que se quejan de que en un canal se notifica poco. Prefieren un chat privado donde cualquier mensaje que escribas implica una notificación a tu interlocutor o interlocutores.
Cuando publicamos un mensaje en un canal, no se notifica a nadie. Y esto es bueno. Puedo dejar constancia de que he actualizado un documento, o de que he enviado algo a cliente, sin generarle ruido a nadie.
Y si quiero notificar a alguien, puedo simplemente mencionarle con la @.
Y esto es muy bueno.
A diferencia de cuando envío un correo en Outlook a todos los miembros de mi departamento, en un canal del equipo de Teams de este departamento, puedo mencionar en una conversación únicamente a las personas que me interese.
De esta manera, solo ellos recibirán notificaciones, evitando así ese ruido al resto de compañeros.
Este mensaje pueden verlo todos en el equipo, pero solo Diego y Lidia son notificados (molestados).
Notificar con criterio
Todos podrán ver, buscar y encontrar la conversación y por supuesto participar en ella si lo desean. Pero todos verán a quién o a quiénes me refiero y solo ellos recibirán notificación.
Y si es que necesitara alertar a todos los miembros del equipo, siempre puedo mencionar usar el @Team. @Team significa mencionar a todos, de manera que todos recibirán notificación.
Es decir, a diferencia de un chat privado o del propio Outlook, puedo escribir en un canal notificando únicamente a quien me interese, pero dejando constancia de mi mensaje para que cualquiera pueda encontrarlo.
O contestarlo si lo desean.
¿Por qué no?
También son miembros del equipo, tienen voz y conocimiento y pueden aportar algo nuevo o interesante a la conversación.
El área de Actividad te permite estar encima de lo importante
El área de actividad recoge todas las notificaciones que recibo.
Cuando alguien me menciona en un mensaje o hay actualizaciones en alguna conversación en la que he participado, Teams me notifica al respecto, lo que implica que escucho un aviso sonoro y veo un banner que aparece en en la parte inferior derecha de mi pantalla durante 3 segundos.
Aun así, puede que en esos momentos no esté delante de mi ordenador o incluso que lo tenga apagado. Pues bien, todas las notificación que recibo quedas recogida en mi área de actividad durante 30 días.
Conocer y usar bien el área de actividad de Teams, te permite estar encima de lo importante
De esta manera el área de actividad contiene solo lo importante.
Tras una reunión larga, en lugar de tener que revisar 50 correos electrónicos de los que solo 5 son importantes, en Teams, esos 5 mensajes estarán esperandome en negrita en mi área de actividad. Así evito tener que revisar chats y canales uno a uno para ver si me dejo algo importante.
Además, el área de actividad tiene su propia búsqueda que me permite filtrar las notificaciones por persona, tipo de notificación, etc.
La transformación digital empieza en uno mismo
Es cierto que el cambio es esfuerzo y que bastante faena tenemos en nuestro día a día como para cambiar la forma de gestionarla.
Pero también es cierto que una de nuestras labores más importantes es tratar de mejorar y optimizar cómo hacemos las cosas y que no debemos priorizar lo urgente sobre lo importante.
Los equipos de Teams ponen solución a muchos de los pequeños problemas que Outlook trae de serie. Bien utilizados permiten tener equipos más cohesionados, que hacen más en menos tiempo y que colaboran de forma más natural y lógica.
Y luego, por supuesto, está la pestaña Archivos, que permite guardar todos los archivos y carpetas en los que colaboramos. Todo ello en la nube con co-autoría, historial de versiones, etc...
Pero de esto hablaré en otro artículo.
Si esas personas que priorizan los chats privados supieran lo que un equipo puede ayudar a su departamento, área o proyecto, empezarían a usar equipos con los ojos cerrados.
Y las cifras de mensajes del informe básico de Teams serían completamente diferentes.