Dónde guardar archivos en Microsoft 365: OneDrive vs SharePoint vs Teams
Una de las primeras grandes dudas que surgen cuando una organización planifica la adopción de Microsoft 365, suele ser dónde guardar los archivos y carpetas que se van generando en el día a día.
Antes de 365 el asunto era era relativamente sencillo,
- Lo mío, es decir, los archivos y carpetas personales, se guardaban en mi PC o, con suerte, en la carpeta personal que desde IT habían preparado para mi en el servidor.
- Lo compartido, es decir, aquellas carpetas y archivos que compartía con mis compañeros de departamento, proyecto, área, etc, se guardaban en su carpeta correspondiente del servidor de archivos.
Dónde debemos guardar archivos y carpetas en Microsoft 365
Con Microsoft 365, esto no es tan sencillo.
Parece claro que mis archivos personales deberían ir en OneDrive pero, ¿Qué hacemos con lo compartido?, es decir, los archivos y carpetas que antes guardábamos en el servidor?
¿Debemos almacenarlos en OneDrive?, ¿en SharePoint?, ¿en los equipos de Teams?
Dónde guardar archivos en Microsoft 365
La respuesta a estas preguntas no es única y depende de varios factores.
OneDrive NO es la mejor opción para compartir archivos
¿Dónde guardar los archivos y carpetas compartidos en Microsoft 365?
Empiezo por lo fácil y sí, has leído bien, OneDrive no es casi nunca la mejor opción.
No cometas ese error.
No empecéis a crear carpetas en OneDrive y a compartirlas con compañeros. Al final se monta un lío enorme:
- Nadie sabe quién compartió qué y quién es dueño de qué.
- Hay usuarios que borran carpetas sin darse cuenta que las están borrando también para otros.
- Las carpetas en tu "Compartido conmigo" no se sincronizan con tu PC, a no ser que crees un vínculo a ellas en Mis archivos y aun así, eso genera errores de sincronización.
- Si un usuario abandona la organización, hay que traspasarle a alguien lo que compartió, pues sino se perderá al eliminar su cuenta.
- El propietario final de una carpeta es el usuario que la creó y si resulta que ese usuario abandona la empresa "a malas", puede hacer con ella lo que quiera.
También es una mala idea crear una cuenta específica para compartir carpetas, como he visto en varias organizaciones. OneDrive está optimizado para el uso personal y es mejor usarlo para lo que fue creado.
Para qué sirve entonces OneDrive
OneDrive es para que guardes archivos personales que se sincronizan con tu PC y para que, si lo deseas, sincronices con la nube tus carpetas personales, ya sabes, Mis Documentos, Mis Imágenes, el Escritorio de mi PC/Mac, etc.
Sincronizar mis carpetas personales con OneDrive
Si haces esto, al residir OneDrive en la nube, tendrás acceso a todos tus archivos personales desde cualquier lugar y dispositivo. Cuando tengas que cambiar de ordenador, no tendrás que copiar archivos de tu viejo equipo al nuevo.
Esta es la gran aportación de OneDrive a Microsoft 365.
Es cierto que OneDrive permite compartir archivos y carpetas y podemos usarlo para ello, pero puntualmente. Solo en aquellas situaciones en las que no dispongamos de un espacio mejor para compartir archivos con una o varias personas.
Y, ¿Qué quiero decir con "un espacio mejor"?, ¿Cuál sería en Microsoft 365 mi nueva unidad de red?, es decir, ¿Qué herramienta hace las veces del clásico servidor de archivos o file server en el que guardábamos los archivos y carpetas compartidos?
La respuesta corta y directa es SharePoint.
SharePoint y los sitios de SharePoint
SharePoint es la plataforma específica para almacenar archivos en Microsoft 365.
SharePoint se organiza en Sitios a los que podemos dar acceso a distintos compañeros. Podemos crear sitios para guardar los archivos de, por ejemplo, un proyecto, un departamento o un cliente específicos.
Para ello, simplemente crearemos un sitio de, por ejemplo, el Departamento Comercial y daremos acceso a ese sitio a todos los miembros de ese departamento. De esta manera, todo lo que los comerciales creen o carguen allí, quedará visible para todos ellos.
De esta manera, SharePoint hace las veces de nuestro viejo servidor de archivos, pero directamente en la nube.
Dónde guardar archivos en Microsoft 365: Distintos sitios de SharePoint para distintos cometidos
Dónde están los archivos en un sitio de SharePoint
Cada sitio de SharePoint dispone de un apartado llamado Documentos que en terminología SharePoint es una Biblioteca de Documentos. A efectos prácticos es el espacio en el que podemos guardar archivos y carpetas en ese sitio.
Además, al igual que ocurre con OneDrive, los archivos y carpetas que guardamos en un sitio de SharePoint, también pueden ser sincronizados con el disco duro de tu ordenador.
Podemos usar el botón Sincronizar en un sitio de SharePoint al igual que lo hacemos en nuestro OneDrive
El resultado es el mismo que cuando sincronizamos nuestro OneDrive
Lo que pasa es que SharePoint sirve además para otras cosas.
Cuando accedes a un sitio de SharePoint, tal como se ve en la anterior imagen, además de ver el apartado Documentos, que es donde se guardan los archivos y carpetas del sitio, tienes acceso a muchas otros elementos porque SharePoint, además de guardar archivos, sirve para más cosas y permite por ejemplo, crear páginas web, crear listas y guardar datos en ellas, gestionar calendarios, gestionar foros y más.
SharePoint es una herramienta compleja que cuesta entender y empezar a usar. Cuando un usuario entra por primera vez a un sitio de SharePoint, normalmente se ve sobrepasado por el número de opciones que ve en pantalla y eso puede generarle confusión.
Y cuando estás tratando de que tu organización adopte una nueva herramienta, lo que menos te interesa e que tus usuarios se sientan confundidos, porque la confusión genera rechazo.
Teams y los sitios de SharePoint
Microsoft Teams por contra, es una herramienta relativamente sencilla de entender. Al menos estructuralmente.
Mucha gente conoce Teams por sus videoconferencias, pero además de éstas, en Teams podemos interactuar con personas de dos maneras: con los chats privados y con los equipos.
Chats Privados y Equipos, los dos tipos de interacciones principales en Teams
Los chats privados son como un WhatsApp integrado en Teams. Podemos usarlos para chatear con distintas personas de la organización, bien desde el ordenador, o bien desde el móvil.
Los equipos son espacios para una colaboración más estrecha y estructurada por parte de personas que trabajan juntas en departamentos, proyectos, áreas, etc. Podemos crear un equipo e invitar a otros compañeros como miembros del equipo.
¿Te suena?, se parece bastante a lo que comentábamos de un sitio de SharePoint hace un momento, ¿verdad?
Exacto, cuando creamos un equipo de Teams, por detrás estamos creando un sitio de SharePoint con su mismo nombre.
Si accedemos a cualquier canal de nuestro equipo, en la pestaña Archivos encontraremos un espacio en el que crear y almacenar archivos. Ese espacio, reside realmente en ese sitio de SharePoint que se crea por detrás.
La pestaña Archivos muestra los archivos y carpetas almacenados en el sitio de SharePoint subyacente
La ventaja es que desde la pestaña Archivos del canal en Teams solo ves los archivos y carpetas del sitio de SharePoint y no el resto de apartados que incluye SharePoint por defecto.
En realidad estás usando SharePoint desde Teams. En mi experiencia, lo usuarios que empiezan a usar 365 se encuentran mucho más cómodos en este entorno. Lo entienden mejor y desde aquí pueden crear carpetas y archivos, editarlos, copiarlos, moverlos, etc.
Además, si necesitas acceder rápidamente a SharePoint, desde el menú que incluye la pestaña Archivos del canal, hay un enlace que te lleva en un clic a la misma carpeta que estés visualizando pero dentro del propio sitio de SharePoint.
El enlace Abrir en SharePoint permite abrir en SharePoint la carpeta que estás visualizando en Teams
Los equipos de Teams proporcionan a los usuarios nuevas formas de comunicar e interactuar que resultan mucho más ágiles, prácticas y acordes a los nuevos tiempos y al trabajo híbrido.
Cuando una organización adopta MS365 y empieza a crear equipos de Teams, por detrás se están creando sitios de SharePoint y esto es bueno. Los sitios de SharePoint son la base para muchas de las posibilidades de automatización de procesos que permite MS365 y que los usuarios tendrán tiempo de investigar cuando vayan cogiendo confianza.
Es bueno, siempre que se creen con cierto orden. Por ello suelo recomendar a mis clientes que bloqueen la posibilidad de que cualquiera en la organización pueda crear equipos de Teams.
Una de las principales y primeras tareas que llevo a cabo con mis clientes al iniciar su adopción de 365, consiste precisamente en reflexionar entorno a cuáles serán los equipos de Teams necesarios para acoger todos los procesos que lleva a cabo la organización.
Al final, esos procesos que aparecen en el mapa de procesos, en la mayoría de los casos implican personas colaborando para conseguir un fin y un equipo de Teams está diseñado precisamente para eso.
Colaborar digitalmente implica interactuar comunicando y creando contenidos juntos y Teams destaca precisamente en comunicar, crear y almacenar archivos. En realidad esos archivos se almacenan en SharePoint, pero ya me entiendes.
La idea es adaptar Teams a los procesos de la organización y no al contrario.
Esa reflexión entorno a los equipos de Teams es fundamental para que la adopción de Microsoft 365 y Teams en cualquier organización tenga visos de éxito y resulte sencilla y natural para los usuarios.
Adoptar el chat de Microsoft Teams con éxito
Adoptar el chat de Teams con éxito en una organización no es tarea fácil.
Una de las claves que hacen de Teams una herramienta fundamental en cualquier empresa es la comunicación por chat en los equipos de Teams.
Bien usado, el chat en un canal de un equipo de Teams, puede llegar a sustituir casi por completo a Outlook para la comunicación dentro de la organización. Esto son buenas noticias porque, afrontémoslo, a pesar de todo lo bueno que tiene, el email empieza a resultar una herramienta algo obsoleta.
Adoptar el chat de Teams con éxito
Cuando un cliente se acerca a mi por primera vez para pedirme que les ayude a adoptar Teams, lo primero que hago es pedirle el informe básico de actividad de usuarios de Teams de los últimos 90 días.
Me refiero al básico que se obtiene desde el panel de administración de Teams.
En todos los casos, me encuentro lo siguiente: El número de mensajes publicados en chats privados es enormemente superior al de los mensajes publicados en canales de equipos de Teams.
En el ejemplo real que incluyo a continuación se ve que:
- El número de mensajes en chats privados (31.051) es muchísimo más alto que el de mensajes en canales (772).
- En los últimos 90 días se han organizado incluso más reuniones de Teams (841) que mensajes se han publicado en canales (772).
Adoptar el chat de Teams con éxito
Si los usuarios de una organización usan más los chats privados que los chats en canales, algo no va bien.
El chat en un canal es mucho más que chat
Seguramente esos usuarios no han tenido la oportunidad de conocer bien lo que un equipo de Teams puede hacer por cualquier grupo de personas que trabajan juntos.
Quizás no terminan de conocer las diferencias que hacen que los chats en canales no son solo chats, sino un registro de todo lo que hace ese equipo.
Microsoft no ayuda mucho centrando su maquinaria de marketing en las decenas de nuevas características de Teams que publican cada mes. Quizás deberían dedicar algo más a mostrar al mundo cómo sacar partido a las más básicas.
Y es que todavía, demasiados usuarios simplemente ven en Teams: bien una herramienta de videoconferencias que compite con Zoom, o bien una herramienta de chat que compite con WhatsApp.
Pero Teams es mucho más que eso.
Teams es una plataforma de colaboración para equipos de trabajo que compite principalmente con Slack y en cierta medida con los Google Chat y Google Meet incluidos en Google Workspace.
¿Qué es lo que me ofrece Teams más allá de videoconferencias y chat?
Muchas más cosas, pero la respuesta podría ser simplemente "los equipos de Teams".
Los equipos de Teams son la clave para transformar con éxito cómo comunicamos y colaboramos en nuestras organizaciones. Especialmente con los distintos grupos de trabajo (departamentos, áreas, proyectos, etc) con los que estamos involucrados en nuestro día a día.
Con el tiempo, un equipo de Teams puede llegar a sustituir al vetusto correo electrónico para la comunicación interna y a nuestras viejas unidades de red para el almacenamiento de archivos y carpetas.
El chat por conversación
En los equipos de Teams la comunicación y colaboración se produce en los canales y la pestaña Publicaciones de un canal permite que chateemos "por conversación".
Equipos y canales de un equipo en Teams
Y chatear por conversación lo es todo para un equipo de trabajo.
El chat por conversación permite a los miembros del equipo chatear por asunto y mantener todas las ideas, opiniones, preguntas, respuestas, etc en torno a ese asunto concreto, perfectamente ordenados dentro de una misma conversación.
En este ejemplo, solicito ayuda a mi compañero Luis que me responde por conversación con un enlace al archivo que ha creado y todo queda recogido en dicha conversación, que siempre podremos buscar desde el buscador de Teams.
Por un lado, esto añade claridad a las conversaciones, pero por otro y mucho más importante, permite que cualquier miembro del equipo pueda buscar y encontrar esa conversación completa en el futuro.
Y esto es oro.
Con el uso, un canal se convierte en un registro de actividades del equipo
Podemos añadir un asunto a una conversación e incluso un hashtag del tipo #asunto para que sea más fácil de encontrar conversaciones en torno a un tema concreto.
Añadir un título y hashtags a nuestros mensajes, permite categorizarlos y facilitar su búsqueda en el futuro.
Esto convierte la pestaña Publicaciones de un canal en un repositorio de todos los temas tratados por todos los miembros del equipo, haciendo así que el canal se comporte como un valioso repositorio del conocimiento del equipo.
En un canal no solo estamos chateando, sino que estamos dejando constancia de determinados temas para que cualquier miembro del equipo pueda encontrarlos y usarlos como referencia en el futuro sin tener que "molestar" a sus compañeros.
Teams incluye un sistema de búsquedas que nos permite encontrar conversaciones, contactos y archivos en una sola interfaz.
Podemos incluso incluir una nueva respuesta a una conversación antigua con nuevas preguntas o comentarios sin tener que contextualizar a los compañeros.
Al actualizarla, Teams vuelve a mostrarla abajo en el flujo de mensajes, como si fuera una conversación nueva. Y de esta manera, en un canal se van tratando distintos temas en un entorno en el que es fácil encontrar temas y volver a tratarlos.
Y ten en cuenta que por defecto, las conversaciones en Teams quedan registradas y disponibles para su búsqueda "forever".
Un canal es un repositorio del conocimiento del equipo
Cuando tenga que preparar una nueva propuesta comercial para un cliente, podré encontrar las conversaciones entorno a propuestas antiguas que en su día creamos para ese cliente. Estas incluirán todos los comentarios y apuntes que hicimos en la conversación las personas que participamos en ella.
Si me surge una duda que creo que ya se ha tratado en el equipo, antes de interrumpir a nadie, puedo simplemente buscarla en Teams y si encuentro la conversación correcta, esta contendrá todas las respuestas que necesite.
Si un nuevo miembro se incorpora al equipo, podemos recomendarle que busque determinados asuntos o hashtags porque seguramente, muchas de las dudas que pueda tener por su reciente incorporación, estén ya respondidas en algún canal del equipo.
Y si lo piensas, hay cientos de ejemplos en los que resulta de muchísima ayuda disponer de ese registro central de todas las conversaciones que mantenemos en el equipo.
Las menciones limitan el ruido
Tengo alumnos en mis formaciones que se quejan de que en un canal se notifica poco. Prefieren un chat privado donde cualquier mensaje que escribas implica una notificación a tu interlocutor o interlocutores.
Cuando publicamos un mensaje en un canal, no se notifica a nadie. Y esto es bueno. Puedo dejar constancia de que he actualizado un documento, o de que he enviado algo a cliente, sin generarle ruido a nadie.
Y si quiero notificar a alguien, puedo simplemente mencionarle con la @.
Y esto es muy bueno.
A diferencia de cuando envío un correo en Outlook a todos los miembros de mi departamento, en un canal del equipo de Teams de este departamento, puedo mencionar en una conversación únicamente a las personas que me interese.
De esta manera, solo ellos recibirán notificaciones, evitando así ese ruido al resto de compañeros.
Este mensaje pueden verlo todos en el equipo, pero solo Diego y Lidia son notificados (molestados).
Notificar con criterio
Todos podrán ver, buscar y encontrar la conversación y por supuesto participar en ella si lo desean. Pero todos verán a quién o a quiénes me refiero y solo ellos recibirán notificación.
Y si es que necesitara alertar a todos los miembros del equipo, siempre puedo mencionar usar el @Team. @Team significa mencionar a todos, de manera que todos recibirán notificación.
Es decir, a diferencia de un chat privado o del propio Outlook, puedo escribir en un canal notificando únicamente a quien me interese, pero dejando constancia de mi mensaje para que cualquiera pueda encontrarlo.
O contestarlo si lo desean.
¿Por qué no?
También son miembros del equipo, tienen voz y conocimiento y pueden aportar algo nuevo o interesante a la conversación.
El área de Actividad te permite estar encima de lo importante
El área de actividad recoge todas las notificaciones que recibo.
Cuando alguien me menciona en un mensaje o hay actualizaciones en alguna conversación en la que he participado, Teams me notifica al respecto, lo que implica que escucho un aviso sonoro y veo un banner que aparece en en la parte inferior derecha de mi pantalla durante 3 segundos.
Aun así, puede que en esos momentos no esté delante de mi ordenador o incluso que lo tenga apagado. Pues bien, todas las notificación que recibo quedas recogida en mi área de actividad durante 30 días.
Conocer y usar bien el área de actividad de Teams, te permite estar encima de lo importante
De esta manera el área de actividad contiene solo lo importante.
Tras una reunión larga, en lugar de tener que revisar 50 correos electrónicos de los que solo 5 son importantes, en Teams, esos 5 mensajes estarán esperandome en negrita en mi área de actividad. Así evito tener que revisar chats y canales uno a uno para ver si me dejo algo importante.
Además, el área de actividad tiene su propia búsqueda que me permite filtrar las notificaciones por persona, tipo de notificación, etc.
La transformación digital empieza en uno mismo
Es cierto que el cambio es esfuerzo y que bastante faena tenemos en nuestro día a día como para cambiar la forma de gestionarla.
Pero también es cierto que una de nuestras labores más importantes es tratar de mejorar y optimizar cómo hacemos las cosas y que no debemos priorizar lo urgente sobre lo importante.
Los equipos de Teams ponen solución a muchos de los pequeños problemas que Outlook trae de serie. Bien utilizados permiten tener equipos más cohesionados, que hacen más en menos tiempo y que colaboran de forma más natural y lógica.
Y luego, por supuesto, está la pestaña Archivos, que permite guardar todos los archivos y carpetas en los que colaboramos. Todo ello en la nube con co-autoría, historial de versiones, etc...
Pero de esto hablaré en otro artículo.
Si esas personas que priorizan los chats privados supieran lo que un equipo puede ayudar a su departamento, área o proyecto, empezarían a usar equipos con los ojos cerrados.
Y las cifras de mensajes del informe básico de Teams serían completamente diferentes.