Adoptar el chat de Microsoft Teams con éxito

Adoptar el chat de Teams con éxito en una organización no es tarea fácil.

Una de las claves que hacen de Teams una herramienta fundamental en cualquier empresa es la comunicación por chat en los equipos de Teams.

Bien usado, el chat en un canal de un equipo de Teams, puede llegar a sustituir casi por completo a Outlook para la comunicación dentro de la organización. Esto son buenas noticias porque, afrontémoslo, a pesar de todo lo bueno que tiene, el email empieza a resultar una herramienta algo obsoleta. 

Adoptar el chat de Teams con éxito

Cuando un cliente se acerca a mi por primera vez para pedirme que les ayude a adoptar Teams, lo primero que hago es pedirle el informe básico de actividad de usuarios de Teams de los últimos 90 días.

Me refiero al básico que se obtiene desde el panel de administración de Teams.

En todos los casos, me encuentro lo siguiente: El número de mensajes publicados en chats privados es enormemente superior al de los mensajes publicados en canales de equipos de Teams.

En el ejemplo real que incluyo a continuación se ve que:

  1.  El número de mensajes en chats privados (31.051) es muchísimo más alto que el de mensajes en canales (772).
  2. En los últimos 90 días se han organizado incluso más reuniones de Teams (841) que mensajes se han publicado en canales (772).  

Adoptar el chat de Teams con éxito

Adoptar el chat de Teams con éxito

Si los usuarios de una organización usan más los chats privados que los chats en canales, algo no va bien.

El chat en un canal es mucho más que chat

Seguramente esos usuarios no han tenido la oportunidad de conocer bien lo que un equipo de Teams puede hacer por cualquier grupo de personas que trabajan juntos.

Quizás no terminan de conocer las diferencias que hacen que los chats en canales no son solo chats, sino un registro de todo lo que hace ese equipo.

Microsoft no ayuda mucho centrando su maquinaria de marketing en las decenas de nuevas características de Teams que publican cada mes. Quizás deberían dedicar algo más a mostrar al mundo cómo sacar partido a las más básicas.

Y es que todavía, demasiados usuarios simplemente ven en Teams: bien una herramienta de videoconferencias que compite con Zoom, o bien una herramienta de chat que compite con WhatsApp.

Pero Teams es mucho más que eso.

Teams es una plataforma de colaboración para equipos de trabajo que compite principalmente con Slack y en cierta medida con los Google Chat y Google Meet incluidos en Google Workspace

¿Qué es lo que me ofrece Teams más allá de videoconferencias y chat?

Muchas más cosas, pero la respuesta podría ser simplemente "los equipos de Teams".

Los equipos de Teams son la clave para transformar con éxito cómo comunicamos y colaboramos en nuestras organizaciones. Especialmente con los distintos grupos de trabajo (departamentos, áreas, proyectos, etc) con los que estamos involucrados en nuestro día a día.

Con el tiempo, un equipo de Teams puede llegar a sustituir al vetusto correo electrónico para la comunicación interna y a nuestras viejas unidades de red para el almacenamiento de archivos y carpetas.

El chat por conversación

En los equipos de Teams la comunicación y colaboración se produce en los canales y la pestaña Publicaciones de un canal permite que chateemos "por conversación".

Equipos y canales de un equipo en Teams

Equipos y canales de un equipo en Teams

Y chatear por conversación lo es todo para un equipo de trabajo. 

El chat por conversación permite a los miembros del equipo chatear por asunto y mantener todas las ideas, opiniones, preguntas, respuestas, etc en torno a ese asunto concreto, perfectamente ordenados dentro de una misma conversación. 

Adoptar el chat de Teams con éxito: Conversaciones

En este ejemplo, solicito ayuda a mi compañero Luis que me responde por conversación con un enlace al archivo que ha creado y todo queda recogido en dicha conversación, que siempre podremos buscar desde el buscador de Teams.

Por un lado, esto añade claridad a las conversaciones, pero por otro y mucho más importante, permite que cualquier miembro del equipo pueda buscar y encontrar esa conversación completa en el futuro.

Y esto es oro.

Con el uso, un canal se convierte en un registro de actividades del equipo

Podemos añadir un asunto a una conversación e incluso un hashtag del tipo #asunto para que sea más fácil de encontrar conversaciones en torno a un tema concreto.

Adoptar chat de Teams con éxito: Títulos y Hashtags

Añadir un título y hashtags a nuestros mensajes, permite categorizarlos y facilitar su búsqueda en el futuro.

Esto convierte la pestaña Publicaciones de un canal en un repositorio de todos los temas tratados por todos los miembros del equipo, haciendo así que el canal se comporte como un valioso repositorio del conocimiento del equipo.

En un canal no solo estamos chateando, sino que estamos dejando constancia de determinados temas para que cualquier miembro del equipo pueda encontrarlos y usarlos como referencia en el futuro sin tener que "molestar" a sus compañeros.

Adoptar el chat de Teams con éxito: Buscar en Teams

Teams incluye un sistema de búsquedas que nos permite encontrar conversaciones, contactos y archivos en una sola interfaz. 

Podemos incluso incluir una nueva respuesta a una conversación antigua con nuevas preguntas o comentarios sin tener que contextualizar a los compañeros. 

Al actualizarla, Teams vuelve a mostrarla abajo en el flujo de mensajes, como si fuera una conversación nueva. Y de esta manera, en un canal se van tratando distintos temas en un entorno en el que es fácil encontrar temas y volver a tratarlos.

Y ten en cuenta que por defecto, las conversaciones en Teams quedan registradas y disponibles para su búsqueda "forever".

Un canal es un repositorio del conocimiento del equipo

Cuando tenga que preparar una nueva propuesta comercial para un cliente, podré encontrar las conversaciones entorno a propuestas antiguas que en su día creamos para ese cliente. Estas incluirán todos los comentarios y apuntes que hicimos en la conversación las personas que participamos en ella.

Si me surge una duda que creo que ya se ha tratado en el equipo, antes de interrumpir a nadie, puedo simplemente buscarla en Teams y si encuentro la conversación correcta, esta contendrá todas las respuestas que necesite.

Si un nuevo miembro se incorpora al equipo, podemos recomendarle que busque determinados asuntos o hashtags porque seguramente, muchas de las dudas que pueda tener por su reciente incorporación, estén ya respondidas en algún canal del equipo.

Y si lo piensas, hay cientos de ejemplos en los que resulta de muchísima ayuda disponer de ese registro central de todas las conversaciones que mantenemos en el equipo.

Las menciones limitan el ruido

Tengo alumnos en mis formaciones que se quejan de que en un canal se notifica poco. Prefieren un chat privado donde cualquier mensaje que escribas implica una notificación a tu interlocutor o interlocutores.

Cuando publicamos un mensaje en un canal, no se notifica a nadie. Y esto es bueno. Puedo dejar constancia de que he actualizado un documento, o de que he enviado algo a cliente, sin generarle ruido a nadie.

Y si quiero notificar a alguien, puedo simplemente mencionarle con la @.

Y esto es muy bueno.

A diferencia de cuando envío un correo en Outlook a todos los miembros de mi departamento, en un canal del equipo de Teams de este departamento, puedo mencionar en una conversación únicamente a las personas que me interese.

De esta manera, solo ellos recibirán notificaciones, evitando así ese ruido al resto de compañeros.

Menciones en Teams

Este mensaje pueden verlo todos en el equipo, pero solo Diego y Lidia son notificados (molestados).

Notificar con criterio

Todos podrán ver, buscar y encontrar la conversación y por supuesto participar en ella si lo desean. Pero todos verán a quién o a quiénes me refiero y solo ellos recibirán notificación. 

Y si es que necesitara alertar a todos los miembros del equipo, siempre puedo mencionar usar el @Team. @Team significa mencionar a todos, de manera que todos recibirán notificación.

Es decir, a diferencia de un chat privado o del propio Outlook, puedo escribir en un canal notificando únicamente a quien me interese, pero dejando constancia de mi mensaje para que cualquiera pueda encontrarlo.

O contestarlo si lo desean.

¿Por qué no?

También son miembros del equipo, tienen voz y conocimiento y pueden aportar algo nuevo o interesante a la conversación.

El área de Actividad te permite estar encima de lo importante

El área de actividad recoge todas las notificaciones que recibo.

Cuando alguien me menciona en un mensaje o hay actualizaciones en alguna conversación en la que he participado, Teams me notifica al respecto, lo que implica que escucho un aviso sonoro y veo un banner que aparece en en la parte inferior derecha de mi pantalla durante 3 segundos.

Aun así, puede que en esos momentos no esté delante de mi ordenador o incluso que lo tenga apagado. Pues bien, todas las notificación que recibo quedas recogida en mi área de actividad durante 30 días.

El área de actividad de Microsoft Teams

Conocer y usar bien el área de actividad de Teams, te permite estar encima de lo importante

De esta manera el área de actividad contiene solo lo importante.

Tras una reunión larga, en lugar de tener que revisar 50 correos electrónicos de los que solo 5 son importantes, en Teams, esos 5 mensajes estarán esperandome en negrita en mi área de actividad. Así evito tener que revisar chats y canales uno a uno para ver si me dejo algo importante. 

Además, el área de actividad tiene su propia búsqueda que me permite filtrar las notificaciones por persona, tipo de notificación, etc.

La transformación digital empieza en uno mismo

Es cierto que el cambio es esfuerzo y que bastante faena tenemos en nuestro día a día como para cambiar la forma de gestionarla.

Pero también es cierto que una de nuestras labores más importantes es tratar de mejorar y optimizar cómo hacemos las cosas y que no debemos priorizar lo urgente sobre lo importante.

Los equipos de Teams ponen solución a muchos de los pequeños problemas que Outlook trae de serie. Bien utilizados permiten tener equipos más cohesionados, que hacen más en menos tiempo y que colaboran de forma más natural y lógica.

Y luego, por supuesto, está la pestaña Archivos, que permite guardar todos los archivos y carpetas en los que colaboramos. Todo ello en la nube con co-autoría, historial de versiones, etc...

Pero de esto hablaré en otro artículo.

Si esas personas que priorizan los chats privados supieran lo que un equipo puede ayudar a su departamento, área o proyecto, empezarían a usar equipos con los ojos cerrados. 

Y las cifras de mensajes del informe básico de Teams serían completamente diferentes.