Una de las primeras grandes dudas que surgen cuando una organización planifica la adopción de Microsoft 365, suele ser dónde guardar los archivos y carpetas que se van generando en el día a día. 

Antes de 365 el asunto era era relativamente sencillo,

  • Lo mío, es decir, los archivos y carpetas personales, se guardaban en mi PC o, con suerte, en la carpeta personal que desde IT habían preparado para mi en el servidor.
  • Lo compartido, es decir, aquellas carpetas y archivos que compartía con mis compañeros de departamento, proyecto, área, etc, se guardaban en su carpeta correspondiente del servidor de archivos.

Dónde debemos guardar archivos y carpetas en Microsoft 365

Con Microsoft 365, esto no es tan sencillo.

Parece claro que mis archivos personales deberían ir en OneDrive pero, ¿Qué hacemos con lo compartido?, es decir, los archivos y carpetas que antes guardábamos en el servidor? 

¿Debemos almacenarlos en OneDrive?, ¿en SharePoint?, ¿en los equipos de Teams?

Dónde guardar archivos en Microsoft 365

Dónde guardar archivos en Microsoft 365

La respuesta a estas preguntas no es única y depende de varios factores.

OneDrive NO es la mejor opción para compartir archivos

¿Dónde guardar los archivos y carpetas compartidos en Microsoft 365?

Empiezo por lo fácil y sí, has leído bien, OneDrive no es casi nunca la mejor opción.

No cometas ese error.

No empecéis a crear carpetas en OneDrive y a compartirlas con compañeros. Al final se monta un lío enorme:

  • Nadie sabe quién compartió qué y quién es dueño de qué.
  • Hay usuarios que borran carpetas sin darse cuenta que las están borrando también para otros.
  • Las carpetas en tu «Compartido conmigo» no se sincronizan con tu PC, a no ser que crees un vínculo a ellas en Mis archivos y aun así, eso genera errores de sincronización.
  • Si un usuario abandona la organización, hay que traspasarle a alguien lo que compartió, pues sino se perderá al eliminar su cuenta.
  • El propietario final de una carpeta es el usuario que la creó y si resulta que ese usuario abandona la empresa «a malas», puede hacer con ella lo que quiera.

También es una mala idea crear una cuenta específica para compartir carpetas, como he visto en varias organizaciones. OneDrive está optimizado para el uso personal y es mejor usarlo para lo que fue creado.

Para qué sirve entonces OneDrive

OneDrive es para que guardes archivos personales que se sincronizan con tu PC y para que, si lo deseas, sincronices con la nube tus carpetas personales, ya sabes, Mis Documentos, Mis Imágenes, el Escritorio de mi PC/Mac, etc.

Sincronizar mis carpetas personales con OneDrive

Sincronizar mis carpetas personales con OneDrive

Si haces esto, al residir OneDrive en la nube, tendrás acceso a todos tus archivos personales desde cualquier lugar y dispositivo. Cuando tengas que cambiar de ordenador, no tendrás que copiar archivos de tu viejo equipo al nuevo.

Esta es la gran aportación de OneDrive a Microsoft 365.

Es cierto que OneDrive permite compartir archivos y carpetas y podemos usarlo para ello, pero puntualmente. Solo en aquellas situaciones en las que no dispongamos de un espacio mejor para compartir archivos con una o varias personas.

Y, ¿Qué quiero decir con «un espacio mejor»?, ¿Cuál sería en Microsoft 365 mi nueva unidad de red?, es decir, ¿Qué herramienta hace las veces del clásico servidor de archivos o file server en el que guardábamos los archivos y carpetas compartidos?

La respuesta corta y directa es SharePoint.

SharePoint y los sitios de SharePoint

SharePoint es la plataforma específica para almacenar archivos en Microsoft 365.

Todo lo que implica guardar archivos en 365, tiene que ver con SharePoint. De hecho, incluso tu OneDrive es SharePoint.

SharePoint se organiza en Sitios a los que podemos dar acceso a distintos compañeros. Podemos crear sitios para guardar los archivos de, por ejemplo, un proyecto, un departamento o un cliente específicos.

Para ello, simplemente crearemos un sitio de, por ejemplo, el Departamento Comercial y daremos acceso a ese sitio a todos los miembros de ese departamento. De esta manera, todo lo que los comerciales creen o carguen allí, quedará visible para todos ellos.

De esta manera, SharePoint hace las veces de nuestro viejo servidor de archivos, pero directamente en la nube. 

Distintos sitios de SharePoint para distintos cometidos

Dónde guardar archivos en Microsoft 365: Distintos sitios de SharePoint para distintos cometidos

Dónde están los archivos en un sitio de SharePoint

Cada sitio de SharePoint dispone de un apartado llamado Documentos que en terminología SharePoint es una Biblioteca de Documentos. A efectos prácticos es el espacio en el que podemos guardar archivos y carpetas en ese sitio

Además, al igual que ocurre con OneDrive, los archivos y carpetas que guardamos en un sitio de SharePoint, también pueden ser sincronizados con el disco duro de tu ordenador.

Podemos usar el botón Sincronizar en un sitio de SharePoint al igual que lo hacemos en nuestro OneDrive

Podemos usar el botón Sincronizar en un sitio de SharePoint al igual que lo hacemos en nuestro OneDrive

El resultado es el mismo que cuando sincronizamos nuestro OneDrive

El resultado es el mismo que cuando sincronizamos nuestro OneDrive

Lo que pasa es que SharePoint sirve además para otras cosas.

Cuando accedes a un sitio de SharePoint, tal como se ve en la anterior imagen, además de ver el apartado Documentos, que es donde se guardan los archivos y carpetas del sitio, tienes acceso a muchas otros elementos porque SharePoint, además de guardar archivos, sirve para más cosas y permite por ejemplo, crear páginas web, crear listas y guardar datos en ellas, gestionar calendarios, gestionar foros y más.

SharePoint es una herramienta compleja que cuesta entender y empezar a usar. Cuando un usuario entra por primera vez a un sitio de SharePoint, normalmente se ve sobrepasado por el número de opciones que ve en pantalla y eso puede generarle confusión.

Y cuando estás tratando de que tu organización adopte una nueva herramienta, lo que menos te interesa e que tus usuarios se sientan confundidos, porque la confusión genera rechazo.

Teams y los sitios de SharePoint

Microsoft Teams por contra, es una herramienta relativamente sencilla de entender. Al menos estructuralmente.

Mucha gente conoce Teams por sus videoconferencias, pero además de éstas, en Teams podemos interactuar con personas de dos maneras: con los chats privados y con los equipos.

Chats Privados y Equipos, los dos tipos de interacciones principales en Teams

Chats Privados y Equipos, los dos tipos de interacciones principales en Teams

Los chats privados son como un WhatsApp integrado en Teams. Podemos usarlos para chatear con distintas personas de la organización, bien desde el ordenador, o bien desde el móvil.

Los equipos son espacios para una colaboración más estrecha y estructurada por parte de personas que trabajan juntas en departamentos, proyectos, áreas, etc. Podemos crear un equipo e invitar a otros compañeros como miembros del equipo.

¿Te suena?, se parece bastante a lo que comentábamos de un sitio de SharePoint hace un momento, ¿verdad? 

Exacto, cuando creamos un equipo de Teams, por detrás estamos creando un sitio de SharePoint con su mismo nombre.

Si accedemos a cualquier canal de nuestro equipo, en la pestaña Archivos encontraremos un espacio en el que crear y almacenar archivos. Ese espacio, reside realmente en ese sitio de SharePoint que se crea por detrás. 

La pestaña Archivos muestra los archivos y carpetas almacenados en el sitio de SharePoint subyacente

La pestaña Archivos muestra los archivos y carpetas almacenados en el sitio de SharePoint subyacente

La ventaja es que desde la pestaña Archivos del canal en Teams solo ves los archivos y carpetas del sitio de SharePoint y no el resto de apartados que incluye SharePoint por defecto.

En realidad estás usando SharePoint desde Teams. En mi experiencia, lo usuarios que empiezan a usar 365 se encuentran mucho más cómodos en este entorno. Lo entienden mejor y desde aquí pueden crear carpetas y archivos, editarlos, copiarlos, moverlos, etc.

Además, si es que lo necesitan, desde el menú que incluye la pestaña Archivos del canal, hay un enlace que te lleva en un clic a la misma carpeta que estés visualizando pero dentro del propio sitio  de SharePoint.

El enlace Abrir en SharePoint permite abrir en SharePoinr la carpeta que estás visualizando en Teams

El enlace Abrir en SharePoint permite abrir en SharePoint la carpeta que estás visualizando en Teams

Los equipos de Teams proporcionan a los usuarios nuevas formas de comunicar e interactuar que resultan mucho más ágiles, prácticas y acordes a los nuevo tiempos y al trabajo híbrido.

Cuando una organización adopta 365 y empieza a crear equipos de Teams, por detrás se están creando sitios de SharePoint y esto es bueno. Los sitios de SharePoint son la base para muchas de las posibilidades de automatización de procesos que permite 365 y que los usuarios tendrán tiempo de investigar cuando vayan cogiendo confianza.

Es bueno, siempre que se creen con cierto orden. Por ello suelo recomendar a mis clientes que bloqueen la posibilidad de que cualquiera en la organización pueda crear equipos de Teams.

Una de las principales y primeras tareas que llevo a cabo con mis clientes al iniciar su adopción de 365, consiste precisamente en reflexionar entorno a cuáles serán los equipos de Teams necesarios para acoger todos los procesos que lleva a cabo la organización.

Al final, esos procesos  que aparecen en el mapa de procesos, en la mayoría de los casos implican personas colaborando para conseguir un fin y un equipo de Teams está diseñado precisamente para eso.

Colaborar digitalmente implica interactuar comunicando y creando contenidos juntos y Teams destaca precisamente en comunicar, crear y almacenar archivos. En realidad esos archivos se almacenan en SharePoint, pero ya me entiendes.

La idea es adaptar Teams a los procesos de la organización y no al contrario.

Esa reflexión entorno a los equipos de Teams es fundamental para que la adopción de Microsoft 365 y Teams en cualquier organización tenga visos de éxito y resulte sencilla y natural para los usuarios.