Migrar archivos a SharePoint y Teams sin perder fechas de creación

Migrar archivos a SharePoint y Teams o incluso a OneDrive puede ser tan simple como arrastrar y soltar archivos directamente desde un disco duro al navegador web, pero esto tiene sus limitaciones y hay ciertas claves que debes conocer.

Si arrastras y sueltas archivos o carpetas enteras a la nube, se crean copias de esos archivos y carpetas en la nube, pero esas copias llevarán la fecha y hora de hoy en las columnas fecha de creación y fecha de modificación, perdiendo así las fechas y horas originales.

Además dependerás del gestor de carga de archivos web de SharePoint o OneDrive y no podrás programarlo ni hacerlo de manera centralizada para múltiples usuarios.

Existen herramientas de terceros que permiten realizar migraciones masivas de archivos y carpetas manteniendo esas fechas, pero cuestan dinero en licencias.

En este vídeo te cuento cómo realizar una migración masiva utilizando la herramienta de migración que trae SharePoint «de serie».

Oficialmente la herramienta se llama SharePoint Migration Manager y es accesible desde el portal web de administración de SharePoint.

Este método mantiene las fechas de creación y modificación de archivos y carpetas y permite además cosas como:

  • Crear tareas de migración que incluyan múltiples orígenes y múltiples destinos.
  • Programar que las migraciones se realicen por la noche o en fin de semana.
  • Subir únicamente archivos creados o modificados a partir de una fecha.
  • Descartar archivos ocultos o archivos con determinadas extensiones.
  • Conservar los permisos que los archivos tenían en su ubicación original. Esto último, siempre que tengas sincronizado tu directorio activo local con la nube con ADConnect.

Migrar archivos a SharePoint y Teams de esta manera funciona muy bien. Se puede hacer de manera centralizada y presenta opciones de configuración interesantes. La única limitación práctica que he encontrado es que no permite migrar archivos de más de 250GB. Tenlo en cuenta si es tu caso.

En el ejemplo del vídeo realizo una migración simple de una carpeta local a un equipo de Teams (o mejor dicho, al sitio de SharePoint conectado al equipo), pero creo que queda clara la idea y las opciones.

https://www.youtube.com/watch?v=TdTHNK2cHGw


Limitar quién puede crear equipos en Teams

La eterna duda con Teams: ¿Debemos limitar quien puede crear equipos en Teams? o, por el contrario ¿debemos dejar libertad para que los usuarios creen los equipos que quieran según la necesidad?

El proceso de adopción de Microsoft 365 en una organización pasa por varias fases y una de las primeras y más típicas es cuando ya tienes compradas tus nuevas licencias 365, pero la organización sigue trabajando más o menos como siempre.

En esta fase inicial, los usuarios van descubriendo y probando funcionalidades de Microsoft 365, algo que está muy bien, ya que es autoaprendizaje y normalmente no se olvida.

Pero conlleva riegos, pues, a pesar de lo que diga su fabricante, Microsoft 365 no es una plataforma sencilla de entender para el usuario medio.

Además, Microsoft 365 es bastante abierto en su configuración inicial "out of the box" y permite que casi todo el mundo pueda hacer casi de todo y este es uno de los riesgos principales.

Lo que ocurre en muchas organizaciones

Pasado un tiempo:

  • Los usuarios empiezan a crear carpetas y compartirlas en OneDrive sin ningún orden ni control, incluso con usuarios externos.
  • Crean y comparten calendarios desde Outlook con poco criterio.
  • Crean sitios de SharePoint y empiezan a almacenar archivos en ellos sin que los responsables de sistemas estén al tanto.
  • Crean equipos de Teams de prueba o con objetivos variopintos o de dudosa validez.

El resultado suele ser que, pasados unos meses, empieza a cundir el caos y la sensación de descontrol:

  • Un usuario ha borrado una carpeta con información técnica valiosa de su OneDrive, sin darse cuenta de que la tenía compartida con otros usuarios.
  • Existen 3 calendarios distintos para un mismo proyecto.
  • Alguien ha eliminado un sitio de SharePoint en el que un importante cliente había cargado información valiosísima.
  • Desde dirección ven con pavor que en solo unos meses, se han creado sin control más de 100 equipos de Teams. Hay 4 equipos privados llamados "Marketing", un equipo público llamado "Nóminas" al que tiene acceso toda la organización y nombres de equipo tan variopintos como "Despedida soltera Luisa" o "Porra ciclista 2023".

Adoptar Microsoft 365 implica cambios importantes en cómo se realizan ciertas tareas, no es tan sencillo como pueda parecer y hacerlo bien, conlleva una reflexión inicial y un plan de adopción por fases.

El problema es que casi nunca hay tiempo para ello y para evitar situaciones como las anteriores, es bueno, de entrada, poner ciertos límites a lo que los usuarios pueden hacer con 365.

Quién debería poder crear equipos de Teams

Si quieres evitar que los usuarios de tu organización creen equipos de Teams sin control alguno, puedes establecer que sólo algunos de ellos puedan hacerlo.

Por defecto, cuando tus usuarios entran por primera vez a Teams, tienen libertad absoluta para crear los equipos que quieran. La idea es limitar que, desde la propia aplicación Teams, los usuarios puedan crear equipos.

Es decir, la idea es que cuando un usuario abre Teams, accede al apartado Equipos y clica abajo en el enlace que dice "Unirse a un equipo o crear uno", el botón "Crear equipo" aparezca deshabilitado.

Limitar quién puede crear equipos en Teams. Microsoft no limita por defecto quién puede hacerlo

Digo desde la propia aplicación Teams porque debes saber que, quien tenga permisos de administración de Microsoft 365 en tu organización, siempre va a poder crear equipos desde el portal de administración de 365 y esto es bueno.

Una forma sencilla de hacer esto sería cerrar completamente la creación de equipos desde la aplicación Teams y que únicamente el o los administradores de 365 puedan crearlos desde el portal.

Si quieres que además del administrador o administradores de 365, otros usuarios puedan crear equipos desde la aplicación Teams, también puedes hacerlo y es una buena idea ya que, tiene más sentido que sean las personas responsables de organización en la empresa las que se encarguen de ello y no tanto los responsables de sistemas.

Limitar quien puede crear equipos en Teams

Lo primero, para poder hacer esto, debes tener permisos de administración sobre el tenant Microsoft 365 de tu organización.

Las malas noticias son que hacer esto no es tan sencillo como desactivar una casilla en el portal de administración de Teams.

En realidad, no es complicado, pero requiere ejecutar un script de PowerShell.

Si te has asustado con la frase anterior, quizás es mejor que reenvíes este artículo a un responsable de sistemas de tu organización. Es cierto que Microsoft podría hacerlo más fácil, pero actualmente es lo que hay. No existe otra forma de limitar esto.

El proceso tiene dos partes:

  1. Crear un grupo de seguridad en Microsoft 365 desde el portal de administración y añadir como miembros a los usuarios que sí queremos que puedan crear equipos desde la aplicación Teams.
  2. Ejecutar un script de PowerShell que establece que sólo los miembros de ese grupo de seguridad pueden crear usuarios.

Crear grupo de seguridad en Microsoft 365

Empezamos:

  1. Desde cualquier navegador web accede al portal Microsoft Office e inicia sesión con una cuenta que tenga permisos de administración

    .

  2. Una vez dentro del portal, clica en el menú del gofre y elige la opción Admin. Ten en cuenta que solo verás esa opción si tu usuario tiene permisos de administrador.

  3. Ya en el portal Admin, elige la opción "Teams y grupos" y luego "Grupos y equipos activos". Allí veras la lista de grupos que existen actualmente en tu tenant. Clica sobre la opción "Agregar un grupo".

  4. En los tipos de grupo, elige la opción "Seguridad", ponle un nombre a tu grupo y clica en Siguiente hasta terminar de crear el grupo con las opciones por defecto. Yo he nombrado mi grupo "Creadores Equipos Teams".
  5. De vuelta en la lista de grupos, filtra la lista para que se muestren los grupos de Seguridad y encuentra tu nuevo grupo. Es posible que tengas que recargar la página un par de veces hasta que aparezca.
  6. Clica sobre tu nuevo grupo y en el panel lateral derecho que aparece, elige "Miembros" y usa la opción "Ver todos los miembros y administrarlos" para añadir los usuarios que quieras al grupo.

Yo he añadido dos usuarios, yo mismo y mi compañero Luis.

El grupo de seguridad a cuyos miembros permitiremos crear equipos en Teams

Ya tienes creado tu grupo de seguridad. Vayamos a la segunda parte.

Otorgar con PowerShell permisos de creación de equipos al nuevo grupo de seguridad

Para este paso, vamos a utilizar el script oficial de PowerShell creado por Microsoft y que se explica en detalle en esta página (en inglés).

Este es el script:

$GroupName = "<GroupName>"
$AllowGroupCreation = $False

Connect-AzureAD

$settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id
if(!$settingsObjectID)
{
    $template = Get-AzureADDirectorySettingTemplate | Where-object {$_.displayname -eq "group.unified"}
    $settingsCopy = $template.CreateDirectorySetting()
    New-AzureADDirectorySetting -DirectorySetting $settingsCopy
    $settingsObjectID = (Get-AzureADDirectorySetting | Where-object -Property Displayname -Value "Group.Unified" -EQ).id
}

$settingsCopy = Get-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID
$settingsCopy["EnableGroupCreation"] = $AllowGroupCreation

if($GroupName)
{
  $settingsCopy["GroupCreationAllowedGroupId"] = (Get-AzureADGroup -SearchString $GroupName).objectid
} else {
$settingsCopy["GroupCreationAllowedGroupId"] = $GroupName
}
Set-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID -DirectorySetting $settingsCopy

(Get-AzureADDirectorySetting -Id $settingsObjectID).Values

  • Copia todo su contenido y pégalo en un archivo de texto usando cualquier editor de texto.
  • Una vez copiado y pegado, reemplaza en la primera línea, donde dice <GroupName> por el nombre de tu equipo de seguridad, en mi caso esa línea quedaría así:
$GroupName = "Creadores Equipos Teams"

  • Ya está, guarda el archivo con el nombre LimitarCreaciónEquipos.ps1 y recuerda dónde lo guardas.

  • Ahora, necesitamos abrir PowerShell, para ello, en Windows ve al menú inicio, teclea PowerShell y clica sobre PowerShell de entre los resultados de la búsqueda.

  • Una vez en PowerShell necesitamos instalar el módulo AzureAD, que es el que permite que nuestro PC se comunique con nuestro Azure Active Directory en la nube. Teclea:
Install-Module AzureAD

  • Y responde con una Y (yes) para confirmar que quieres instalarlo.

  • Navega hasta la carpeta en la que has guardado el script con el comando "cd Ubicación_del_Script".
  • Ejecuta el script escribiendo:
.\LimitarCreacionEquipos.ps1
Ejecutamos el script PowerShell

  • La ejecución del script va a provocar que salte una ventana de autenticación de Microsoft 365.
  • Inicia sesión con tu usuario y clave de administrador de tu tenant Microsoft 365 (puede ser el mismo con el que accediste al portal de administración).
  • Una vez autenticado, se ejecutará el script.

Comprobando el resultado

El resultado de ejecutar el script mostrará la salida del último comando ejecutado, que es el "Get-AzureADDirectorySetting" de la última línea.

Pues bien, fíjate en dos de las líneas que arroja.

  • La que dice Name: EnableGroupCreation, que debe tener como Value: False. Esto significa que por defecto nadie puede crear grupos en el tenant, o lo que es lo mismo, equipos en Teams.

  • La que dice Name: GroupCreationAllowedGroupID, que debe tener como Value: Código_de_Grupo, o lo que es lo mismo el código interno del grupo cuyos miembros sí pueden crear equipos en Teams y que debería corresponder con el nombre del grupo que hemos metido cuando hemos modificado la primera línea del script.
El resultado de la ejecución. Comprueba los dos valores resaltados en la imagen.

Pues ya está hecho.

El resultado es que ahora, aquellos usuarios que no sean miembros del grupo de seguridad "Creadores Equipos Teams", verán en Teams el botón "Crear equipo" deshabilitado y no podrán crear equipos, tal como se ve en la imagen.

Al limitar quién puede crear equipos en Teams, el botón "Crear equipo" se muestra deshabilitado

6 claves para elegir licencias Microsoft 365 en tu empresa

Existen ciertas claves que debemos entender bien para elegir las licencias de Office, te cuento aquí 6 claves para elegir licencias Microsoft 365 en tu organización.

Los planes de licencias de Microsoft para 365 son como todos los planes de licencias de Microsoft, muy complicados.

No es fácil entender a priori lo que obtendrán los usuarios con cada plan. Los nombres y las descripciones de los planes no ayudan mucho y a veces, incluso el mayorista o partner de Microsoft no lo tiene claro.

Las 6 claves para elegir licencias Microsoft 365 en tu organización

Para ayudarte a entender distintos conceptos entorno a las licencias, te cuento en este artículo algunas claves importantes. Son puntos o conceptos que tienes que tener en cuenta a la hora de decidir qué licencias 365 necesita tu organización en la fase inicial de adopción.

6 claves para elegir licencias Microsoft 365 en tu organización

Clave 1: Todas las licencias de Microsoft 365 incluyen servicios además de productos

Hasta ahora, casi siempre habíamos pagado por el uso de productos, es decir, al comprar el Office 2019, 2021 o el que sea, obteníamos el derecho de uso de los productos (aplicaciones) incluidas en el paquete Office, como son Word, Outlook o Excel.

El gran cambio es que las licencias de Microsoft 365 incluyen productos y servicios.

Es decir, si compro una licencia Microsoft 365 Empresa Estándar, obtengo por ejemplo,

  • El uso de las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint, junto con un servicio de almacenamiento de los archivos que creo con ellas llamado OneDrive.
  • El uso de la aplicación Outlook, junto con un servicio de correo electrónico llamado Buzón Exchange.
  • El uso de la aplicación Teams, junto con un servicio de chat, videoconferencias, etc. en la nube llamado Servicio Teams.

Hasta ahora, podía comprar Outlook, pero necesitaba alguien (un proveedor de correo) o algo (un servidor) que me proporcionara un servicio de correo.

Ahora esto viene incluido en la licencia.

Estos servicios explican indirectamente porqué las licencias de 365 se pagan mensual o anualmente a diferencia de las antiguas que pagábamos de una vez.

Es básicamente por los servicio, ya sabes, toda la historia del modelo SaaS o software como servicio que Microsoft empezó a ofrecer a partir de 2010.

Clave 2: Licencias, cuentas de usuario y buzones no son lo mismo

Las licencias

Una licencia en Microsoft 365 es lo que cuesta dinero. Las licencias se asocian a las cuentas de usuario y otorgan el derecho a usar un servicio o una aplicación concreta, como puede ser el correo, Word o Teams.

Puedes tener una cuenta de usuario, pero si no te han asignado una licencia, no vas a poder recibir correos o usar Teams o Excel.

Si quieres pasar directamente a ver los tipos de licencia más comunes, puedes bajar al apartado Clave 6 en este mismo artículo.

Las cuentas

Una cuenta de usuario identifica a una persona y lleva asociado su nombre, sus apellidos, su teléfono, su puesto u otros datos relacionados con esa persona.

Debes asignar una licencia a cada cuenta para que se le activen todos los servicios asociados a esa licencia, es decir toda la parafernalia de buzón de correo, espacio de OneDrive, usuario de Teams, etc.

Cuando un empleado que tenía una cuenta con licencia abandona la organización, puedes simplemente quitarle la licencia. La cuenta quedará allí pero sin licencia y pasados 30 días, tanto el buzón como los contenidos de su OneDrive serán eliminados definitivamente.

En cualquier caso, aunque una cuenta sin licencia es inservible, si tienes 200 cuentas en tu tenant y solo 5 de ellas tienen licencia, solo pagarás por esas 5 licencias.

Los buzones

Un buzón de correo es lo que todos conocemos y venimos usando desde los años noventa. Pues bien, cada cuenta a la que le hemos asignado una licencia en 365, lleva asociado un buzón de correo electrónico.

Aunque lleva asociado solo un buzón con la dirección de correo que hayamos elegido para él o ella, si lo deseamos, podemos asociar a una cuenta de usuario más direcciones de correo o incluso más buzones, tal como vamos a ver enseguida.

Clave 3: Intenta que cada usuario tenga una cuenta de usuario en Microsoft 365

Todos tus usuarios deberían tener una cuenta de usuario de Microsoft 365 y me refiero a usuarios-persona, es decir, cada persona debería tener una cuenta.

Si en tu organización sois 50 personas, necesitarías 50 cuentas de usuario. No importa que en tu viejo sistema de correo electrónico tuvieseis 100 buzones de correo y que algunas personas gestionasen 5 direcciones de correo distintas.

A efectos de 365, cada una de esas personas necesita una y solo una cuenta.

Luego, si es necesario, ya asociaremos a sus cuentas de usuario las direcciones de correo adicionales que sean necesarias.

Debes tratar de evitar a toda costa que una persona tenga más de una cuenta de usuario por la simple razón de que quieras que tenga una dirección email adicional. Estás creando un problema evitable tanto al usuario, como al resto de la organización.

A él le obligas a cuidar de dos entornos Microsoft completos, tener ambas cuentas en Outlook y en el móvil, lidiar con invitaciones, boletines o spam que llegan a ambas, etc.

Al resto le estás creando confusión, pues no saben bien a qué cuenta escribirle o a cuál invitarle en una reunión.

Estamos en el siglo XXI y hace tiempo que existen soluciones prácticas para todas las situaciones de correo que se puedan dar. Echa un vistazo a la Clave 4 en este mismo artículo para conocer algunas de estas soluciones.

Clave 4: Evita que varias personas compartan una misma cuenta

Una cuenta en 365 no es solo un buzón de correo. Una cuenta identifica al usuario en toda la actividad que realiza en su día a día con las herramientas de 365.

Cuando envía un correo, modifica un documento de Word, escribe en un chat de Teams, organiza una reunión en Outlook o asiste a una video-conferencia, su nombre queda registrado como autor de todas esas acciones y esto es bueno.

Es bueno que quede registrado quién ha hecho las cosas en cualquier entorno profesional (¿salvo en la CIA?). Otra cosa es quién tenga acceso a toda esa información que puede ser delicada.

En cualquier caso, si varios usuarios usan la misma cuenta, parte de esa ventaja queda diluida entre ellos.

A no ser que sean usuarios que funcionan por turnos divididos en el día, que comparten un ordenador por turnos o situaciones similares, cada persona debería tener su propia cuenta.

Es cierto que una licencia 365 Empresa Estándar, que incluye las aplicaciones de escritorio de Office, permite instalar estas aplicaciones en hasta 5 ordenadores, pero se supone que son ordenadores de un mismo usuario.

Créeme, si no se dan alguna de las situaciones que he mencionado antes, cada uno de tus usuarios debería tener una y solo una cuenta de usuario en 365.

Clave 5: Una cuenta de usuario puede usar múltiples direcciones de correo electrónico

Una cuenta de usuario a la que hemos asignado una licencia de Microsoft 365 dispone de un buzón de correo electrónico con una dirección de correo concreta. Por ejemplo mi dirección en Nubealdia.com es josu@nubealdia.com.

Además de esto, si queremos podemos asignar a mi cuenta otras direcciones email de distintas formas. Podemos asignarle:

Alias

Todos los alias que queramos. Un alias es una dirección de correo adicional que se asigna a mi cuenta de manera que los mensajes enviados a esa dirección, entrarán igualmente en mi buzón. Los alias son gratis, puedo asignar a una cuenta todos los que quiera y tener así por ejemplo josu@nubealdia.com como dirección principal y luego consultoria@nubealdia.com y jlekaroz@nubealdia.com como alias.

Listas de distribución

Todas las listas de distribución que queramos. Una lista de distribución es como un alias que se asigna a varias personas. Cada mensaje enviado a la dirección email de la lista es recibida por esas personas en sus buzones. Las listas son gratis y puedo crear todas las que quiera y asignárselas a todos los usuarios que quiera y de esta manera, recibir en mi cuenta por ejemplo, los mensajes enviados a la dirección info@nubealdia.com junto con otros tres compañeros en Nubealdia.

Buzones compartidos

Todos los buzones compartidos que queramos. Un buzón compartido es un buzón que comparten varias personas. Quiero decir un buzón con su Recibidos, Enviados, Eliminados, etc. Cuando configuras tu cuenta de correo en Outlook, si el administrador te ha asignado un buzón compartido, verás una rama con las carpetas de tu buzón principal y otra con las del buzón compartido. Los buzones compartidos son gratis, puedo crear todos los que quiera y asignárselos a todos los usuarios que quiera y de esta manera, ver en Outlook el buzón Soporte, con dirección soporte@nubealdia.com y ver tanto los mensajes que entran como los enviados por mi o por cualquiera de mis compañeros con acceso al buzón, que también lo verán en sus Outlooks.

Si realmente creásemos en el tenant de Nubealdia los ejemplos de alias, listas y buzones compartidos que acabo de sugerir, yo, Josu, recibiría en mi buzón los correos enviados a:

  • josu@nubealdia.com
  • consultoria@nubealdia.com
  • jlekaroz@nubealdia.com
  • info@nubealdia.com

Además vería en Outlook un buzón adicional que recibiría los mensajes enviados a:

  • soporte@nubealdia.com

Por último y no menos importante, yo podría enviar mensajes desde cualquiera de esas 6 direcciones., es decir, puedo enviar un mensaje y que mi destinatario vea mi dirección de envío como cualquiera de las 6.

Clave 6: Los tipos de licencia más comunes

Mi recomendación es pues que crees una cuenta con licencia y solo una, para cada persona en tu organización y si alguien necesita recibir mensajes enviados a dirección de correo adicionales, puedes asignarles alias, listas o buzones compartidos según necesidad.

Lo más importante ahora es decidir entonces qué licencias voy a comprar y asignar a mis usuarios.

Ten en cuenta que no todos tus usuarios tienen que tener el mismo tipo de licencia, puedes asignar un tipo de licencia a unos y otro a otros.

Como decía al principio el licenciamiento es complicado, pero la mayoría de organizaciones con las que yo trabajo utilizan estos tres tipos de licencias:

1. Microsoft 365 Empresa Estándar

Con un coste mensual de 11,70€ (en España y en abril del 2023), esta es la licencia más adecuada para los usuarios de tu empresa que quieres que tengan una experiencia completa con correo electrónico y las aplicaciones de Office clásicas.

Es ideal para usuarios que realizan prácticamente todo su trabajo con un ordenador.

Incluye como servicios:

  • Buzón de correo que incluye calendarios, contactos y tareas (con espacio de 50GB).
  • Servicio de almacenamiento OneDrive (1TB) y SharePoint.
  • Otros servicios como Teams, Planner, Lists, Forms, etc.

Como productos (aplicaciones):

  • Todas las aplicaciones Office descargables e instalables en PCs/Macs. Esto incluye Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access, Teams, etc.
  • Todas las aplicaciones Office en versiones web y móvil, es decir Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc. en la web y en el móvil.

Esta es en mi opinión, la opción más completa a un precio mensual razonable.

2. Microsoft 365 Empresa Básico

Cuesta 5,60€ al mes y es la licencia perfecta para usuarios que quieres que tengan correo y Teams, pero que no usan intensivamente las aplicaciones de Office clásico. La diferencia más importante con la licencia Estándar es que aquí no puedes descargar e instalar las aplicaciones de escritorio de Office. Esto usuarios solo pueden usar las versiones web de Word, Excel y PowerPoint.

Esta licencia es ideal para, por ejemplo, personal que trabaja en fábrica o almacén. Tienen correo completo y Teams y de vez en cuando, deben actualizar una hoja Excel o un documento Word, pero sin demasiadas complejidades.

Incluye como servicios:

  • Buzón de correo que incluye calendarios, contactos y tareas (con espacio de 50GB).
  • Servicio de almacenamiento OneDrive (1TB) y SharePoint.
  • Otros servicios como Teams, Planner, Lists,

Como productos (aplicaciones):

  • Todas las aplicaciones Office en versiones web y móvil, es decir Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc. en la web y en el móvil.

Esta licencia permite ahorrar costes de licencia en aquellos usuarios que no van a necesitar las APPs de escritorio.

3. Licencia de Exchange Online Plan 1

Tiene un coste de 3,70€ al mes y como puedes intuir, proporciona al usuario simplemente un buzón de correo completo pero sin ninguna de las aplicaciones de Office, es decir, tienes el servicio de Buzón de Exchange y el Outlook en su versión web.

Incluye correo, calendario, contactos y tareas, pero ni Word, Excel o PowerPoint, ni Teams ni ninguna otra en ninguna de sus formas (escritorio, web o móvil).

Esta licencia es para usuarios que no usan un ordenador, pero aun así, quieres que tengan correo electrónico de la organización que pueden usar vía web o desde sus dispositivos móviles.

Incluye como servicios:

  • Buzón de correo que incluye calendarios, contactos y tareas (con espacio de 50GB).

Como productos:

  • Únicamente Outlook en sus versiones web y móvil.

Estas tres licencias son las más populares entre las pymes pero, ten en cuenta que si necesitas más de 300 licencias en total, tienes que pasarte a las licencias para grandes empresas.

Si quieres ver comparativas completas:

Otros tipos de licencia

Existen otros tipos de licencia tanto de Microsoft 365 como de buzones Exchange. Solo prevenirte contra la licencia que se llama "Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios".

Esta licencia cuesta 9,80€/mes y te permite usar las aplicaciones de Office en el escritorio pero nada más, es decir, son solo las apps pero sin ningún servicio nube. Sin correo, sin OneDrive/SharePoint, sin Teams. Es como comprar el Office clásico pero en pagos mensuales, por lo que olvídate del salto a la nube, olvídate de la transformación digital de tu oficina o de las ventajas de la colaboración en nube.

No digo que no debas comprarla, solo que la compres sabiendo lo que estás comprando.

Existen muchos escenarios, tipos de organizaciones y tipos de usuarios, pero creo que estas son las 6 claves más importantes para entender las licencias Microsoft 365, que te pueden ayudar a no empezar en la plataforma con el pie cambiado.


Dónde guardar archivos en Microsoft 365

Una de las primeras grandes dudas que surgen cuando una organización planifica la adopción de Microsoft 365, suele ser dónde guardar los archivos y carpetas que se van generando en el día a día. 

Antes de 365 el asunto era era relativamente sencillo,

  • Lo mío, es decir, los archivos y carpetas personales, se guardaban en mi PC o, con suerte, en la carpeta personal que desde IT habían preparado para mi en el servidor.
  • Lo compartido, es decir, aquellas carpetas y archivos que compartía con mis compañeros de departamento, proyecto, área, etc, se guardaban en su carpeta correspondiente del servidor de archivos.

Dónde debemos guardar archivos y carpetas en Microsoft 365

Con Microsoft 365, esto no es tan sencillo.

Parece claro que mis archivos personales deberían ir en OneDrive pero, ¿Qué hacemos con lo compartido?, es decir, los archivos y carpetas que antes guardábamos en el servidor? 

¿Debemos almacenarlos en OneDrive?, ¿en SharePoint?, ¿en los equipos de Teams?
Dónde guardar archivos en Microsoft 365

Dónde guardar archivos en Microsoft 365

La respuesta a estas preguntas no es única y depende de varios factores.

OneDrive NO es la mejor opción para compartir archivos

¿Dónde guardar los archivos y carpetas compartidos en Microsoft 365?

Empiezo por lo fácil y sí, has leído bien, OneDrive no es casi nunca la mejor opción.

No cometas ese error.

No empecéis a crear carpetas en OneDrive y a compartirlas con compañeros. Al final se monta un lío enorme:

  • Nadie sabe quién compartió qué y quién es dueño de qué.
  • Hay usuarios que borran carpetas sin darse cuenta que las están borrando también para otros.
  • Las carpetas en tu "Compartido conmigo" no se sincronizan con tu PC, a no ser que crees un vínculo a ellas en Mis archivos y aun así, eso genera errores de sincronización.
  • Si un usuario abandona la organización, hay que traspasarle a alguien lo que compartió, pues sino se perderá al eliminar su cuenta.
  • El propietario final de una carpeta es el usuario que la creó y si resulta que ese usuario abandona la empresa "a malas", puede hacer con ella lo que quiera.

También es una mala idea crear una cuenta específica para compartir carpetas, como he visto en varias organizaciones. OneDrive está optimizado para el uso personal y es mejor usarlo para lo que fue creado.

Para qué sirve entonces OneDrive

OneDrive es para que guardes archivos personales que se sincronizan con tu PC y para que, si lo deseas, sincronices con la nube tus carpetas personales, ya sabes, Mis Documentos, Mis Imágenes, el Escritorio de mi PC/Mac, etc.
Sincronizar mis carpetas personales con OneDrive

Sincronizar mis carpetas personales con OneDrive

Si haces esto, al residir OneDrive en la nube, tendrás acceso a todos tus archivos personales desde cualquier lugar y dispositivo. Cuando tengas que cambiar de ordenador, no tendrás que copiar archivos de tu viejo equipo al nuevo.

Esta es la gran aportación de OneDrive a Microsoft 365.

Es cierto que OneDrive permite compartir archivos y carpetas y podemos usarlo para ello, pero puntualmente. Solo en aquellas situaciones en las que no dispongamos de un espacio mejor para compartir archivos con una o varias personas.

Y, ¿Qué quiero decir con "un espacio mejor"?, ¿Cuál sería en Microsoft 365 mi nueva unidad de red?, es decir, ¿Qué herramienta hace las veces del clásico servidor de archivos o file server en el que guardábamos los archivos y carpetas compartidos?

La respuesta corta y directa es SharePoint.

SharePoint y los sitios de SharePoint

SharePoint es la plataforma específica para almacenar archivos en Microsoft 365.

Todo lo que implica guardar archivos en 365, tiene que ver con SharePoint. De hecho, incluso tu OneDrive es SharePoint.

SharePoint se organiza en Sitios a los que podemos dar acceso a distintos compañeros. Podemos crear sitios para guardar los archivos de, por ejemplo, un proyecto, un departamento o un cliente específicos.

Para ello, simplemente crearemos un sitio de, por ejemplo, el Departamento Comercial y daremos acceso a ese sitio a todos los miembros de ese departamento. De esta manera, todo lo que los comerciales creen o carguen allí, quedará visible para todos ellos.

De esta manera, SharePoint hace las veces de nuestro viejo servidor de archivos, pero directamente en la nube. 
Distintos sitios de SharePoint para distintos cometidos

Dónde guardar archivos en Microsoft 365: Distintos sitios de SharePoint para distintos cometidos

Dónde están los archivos en un sitio de SharePoint

Cada sitio de SharePoint dispone de un apartado llamado Documentos que en terminología SharePoint es una Biblioteca de Documentos. A efectos prácticos es el espacio en el que podemos guardar archivos y carpetas en ese sitio

Además, al igual que ocurre con OneDrive, los archivos y carpetas que guardamos en un sitio de SharePoint, también pueden ser sincronizados con el disco duro de tu ordenador.
Podemos usar el botón Sincronizar en un sitio de SharePoint al igual que lo hacemos en nuestro OneDrive

Podemos usar el botón Sincronizar en un sitio de SharePoint al igual que lo hacemos en nuestro OneDrive
El resultado es el mismo que cuando sincronizamos nuestro OneDrive

El resultado es el mismo que cuando sincronizamos nuestro OneDrive

Lo que pasa es que SharePoint sirve además para otras cosas.

Cuando accedes a un sitio de SharePoint, tal como se ve en la anterior imagen, además de ver el apartado Documentos, que es donde se guardan los archivos y carpetas del sitio, tienes acceso a muchas otros elementos porque SharePoint, además de guardar archivos, sirve para más cosas y permite por ejemplo, crear páginas web, crear listas y guardar datos en ellas, gestionar calendarios, gestionar foros y más.

SharePoint es una herramienta compleja que cuesta entender y empezar a usar. Cuando un usuario entra por primera vez a un sitio de SharePoint, normalmente se ve sobrepasado por el número de opciones que ve en pantalla y eso puede generarle confusión.

Y cuando estás tratando de que tu organización adopte una nueva herramienta, lo que menos te interesa e que tus usuarios se sientan confundidos, porque la confusión genera rechazo.

Teams y los sitios de SharePoint

Microsoft Teams por contra, es una herramienta relativamente sencilla de entender. Al menos estructuralmente.

Mucha gente conoce Teams por sus videoconferencias, pero además de éstas, en Teams podemos interactuar con personas de dos maneras: con los chats privados y con los equipos.
Chats Privados y Equipos, los dos tipos de interacciones principales en Teams

Chats Privados y Equipos, los dos tipos de interacciones principales en Teams

Los chats privados son como un WhatsApp integrado en Teams. Podemos usarlos para chatear con distintas personas de la organización, bien desde el ordenador, o bien desde el móvil.

Los equipos son espacios para una colaboración más estrecha y estructurada por parte de personas que trabajan juntas en departamentos, proyectos, áreas, etc. Podemos crear un equipo e invitar a otros compañeros como miembros del equipo.

¿Te suena?, se parece bastante a lo que comentábamos de un sitio de SharePoint hace un momento, ¿verdad? 

Exacto, cuando creamos un equipo de Teams, por detrás estamos creando un sitio de SharePoint con su mismo nombre.

Si accedemos a cualquier canal de nuestro equipo, en la pestaña Archivos encontraremos un espacio en el que crear y almacenar archivos. Ese espacio, reside realmente en ese sitio de SharePoint que se crea por detrás. 
La pestaña Archivos muestra los archivos y carpetas almacenados en el sitio de SharePoint subyacente

La pestaña Archivos muestra los archivos y carpetas almacenados en el sitio de SharePoint subyacente

La ventaja es que desde la pestaña Archivos del canal en Teams solo ves los archivos y carpetas del sitio de SharePoint y no el resto de apartados que incluye SharePoint por defecto.

En realidad estás usando SharePoint desde Teams. En mi experiencia, lo usuarios que empiezan a usar 365 se encuentran mucho más cómodos en este entorno. Lo entienden mejor y desde aquí pueden crear carpetas y archivos, editarlos, copiarlos, moverlos, etc.

Además, si es que lo necesitan, desde el menú que incluye la pestaña Archivos del canal, hay un enlace que te lleva en un clic a la misma carpeta que estés visualizando pero dentro del propio sitio  de SharePoint.
El enlace Abrir en SharePoint permite abrir en SharePoinr la carpeta que estás visualizando en Teams

El enlace Abrir en SharePoint permite abrir en SharePoint la carpeta que estás visualizando en Teams

Los equipos de Teams proporcionan a los usuarios nuevas formas de comunicar e interactuar que resultan mucho más ágiles, prácticas y acordes a los nuevo tiempos y al trabajo híbrido.

Cuando una organización adopta 365 y empieza a crear equipos de Teams, por detrás se están creando sitios de SharePoint y esto es bueno. Los sitios de SharePoint son la base para muchas de las posibilidades de automatización de procesos que permite 365 y que los usuarios tendrán tiempo de investigar cuando vayan cogiendo confianza.

Es bueno, siempre que se creen con cierto orden. Por ello suelo recomendar a mis clientes que bloqueen la posibilidad de que cualquiera en la organización pueda crear equipos de Teams.

Una de las principales y primeras tareas que llevo a cabo con mis clientes al iniciar su adopción de 365, consiste precisamente en reflexionar entorno a cuáles serán los equipos de Teams necesarios para acoger todos los procesos que lleva a cabo la organización.

Al final, esos procesos  que aparecen en el mapa de procesos, en la mayoría de los casos implican personas colaborando para conseguir un fin y un equipo de Teams está diseñado precisamente para eso.

Colaborar digitalmente implica interactuar comunicando y creando contenidos juntos y Teams destaca precisamente en comunicar, crear y almacenar archivos. En realidad esos archivos se almacenan en SharePoint, pero ya me entiendes.

La idea es adaptar Teams a los procesos de la organización y no al contrario.

Esa reflexión entorno a los equipos de Teams es fundamental para que la adopción de Microsoft 365 y Teams en cualquier organización tenga visos de éxito y resulte sencilla y natural para los usuarios.


Adoptar el chat de Microsoft Teams con éxito

Adoptar el chat de Teams con éxito en una organización no es tarea fácil.

Una de las claves que hacen de Teams una herramienta fundamental en cualquier empresa es la comunicación por chat en los equipos de Teams.

Bien usado, el chat en un canal de un equipo de Teams, puede llegar a sustituir casi por completo a Outlook para la comunicación dentro de la organización. Esto son buenas noticias porque, afrontémoslo, a pesar de todo lo bueno que tiene, el email empieza a resultar una herramienta algo obsoleta. 

Adoptar el chat de Teams con éxito

Cuando un cliente se acerca a mi por primera vez para pedirme que les ayude a adoptar Teams, lo primero que hago es pedirle el informe básico de actividad de usuarios de Teams de los últimos 90 días.

Me refiero al básico que se obtiene desde el panel de administración de Teams.

En todos los casos, me encuentro lo siguiente: El número de mensajes publicados en chats privados es enormemente superior al de los mensajes publicados en canales de equipos de Teams.

En el ejemplo real que incluyo a continuación se ve que:

  1.  El número de mensajes en chats privados (31.051) es muchísimo más alto que el de mensajes en canales (772).
  2. En los últimos 90 días se han organizado incluso más reuniones de Teams (841) que mensajes se han publicado en canales (772).  

Adoptar el chat de Teams con éxito

Adoptar el chat de Teams con éxito

Si los usuarios de una organización usan más los chats privados que los chats en canales, algo no va bien.

El chat en un canal es mucho más que chat

Seguramente esos usuarios no han tenido la oportunidad de conocer bien lo que un equipo de Teams puede hacer por cualquier grupo de personas que trabajan juntos.

Quizás no terminan de conocer las diferencias que hacen que los chats en canales no son solo chats, sino un registro de todo lo que hace ese equipo.

Microsoft no ayuda mucho centrando su maquinaria de marketing en las decenas de nuevas características de Teams que publican cada mes. Quizás deberían dedicar algo más a mostrar al mundo cómo sacar partido a las más básicas.

Y es que todavía, demasiados usuarios simplemente ven en Teams: bien una herramienta de videoconferencias que compite con Zoom, o bien una herramienta de chat que compite con WhatsApp.

Pero Teams es mucho más que eso.

Teams es una plataforma de colaboración para equipos de trabajo que compite principalmente con Slack y en cierta medida con los Google Chat y Google Meet incluidos en Google Workspace

¿Qué es lo que me ofrece Teams más allá de videoconferencias y chat?

Muchas más cosas, pero la respuesta podría ser simplemente "los equipos de Teams".

Los equipos de Teams son la clave para transformar con éxito cómo comunicamos y colaboramos en nuestras organizaciones. Especialmente con los distintos grupos de trabajo (departamentos, áreas, proyectos, etc) con los que estamos involucrados en nuestro día a día.

Con el tiempo, un equipo de Teams puede llegar a sustituir al vetusto correo electrónico para la comunicación interna y a nuestras viejas unidades de red para el almacenamiento de archivos y carpetas.

El chat por conversación

En los equipos de Teams la comunicación y colaboración se produce en los canales y la pestaña Publicaciones de un canal permite que chateemos "por conversación".

Equipos y canales de un equipo en Teams

Equipos y canales de un equipo en Teams

Y chatear por conversación lo es todo para un equipo de trabajo. 

El chat por conversación permite a los miembros del equipo chatear por asunto y mantener todas las ideas, opiniones, preguntas, respuestas, etc en torno a ese asunto concreto, perfectamente ordenados dentro de una misma conversación. 

Adoptar el chat de Teams con éxito: Conversaciones

En este ejemplo, solicito ayuda a mi compañero Luis que me responde por conversación con un enlace al archivo que ha creado y todo queda recogido en dicha conversación, que siempre podremos buscar desde el buscador de Teams.

Por un lado, esto añade claridad a las conversaciones, pero por otro y mucho más importante, permite que cualquier miembro del equipo pueda buscar y encontrar esa conversación completa en el futuro.

Y esto es oro.

Con el uso, un canal se convierte en un registro de actividades del equipo

Podemos añadir un asunto a una conversación e incluso un hashtag del tipo #asunto para que sea más fácil de encontrar conversaciones en torno a un tema concreto.

Adoptar chat de Teams con éxito: Títulos y Hashtags

Añadir un título y hashtags a nuestros mensajes, permite categorizarlos y facilitar su búsqueda en el futuro.

Esto convierte la pestaña Publicaciones de un canal en un repositorio de todos los temas tratados por todos los miembros del equipo, haciendo así que el canal se comporte como un valioso repositorio del conocimiento del equipo.

En un canal no solo estamos chateando, sino que estamos dejando constancia de determinados temas para que cualquier miembro del equipo pueda encontrarlos y usarlos como referencia en el futuro sin tener que "molestar" a sus compañeros.

Adoptar el chat de Teams con éxito: Buscar en Teams

Teams incluye un sistema de búsquedas que nos permite encontrar conversaciones, contactos y archivos en una sola interfaz. 

Podemos incluso incluir una nueva respuesta a una conversación antigua con nuevas preguntas o comentarios sin tener que contextualizar a los compañeros. 

Al actualizarla, Teams vuelve a mostrarla abajo en el flujo de mensajes, como si fuera una conversación nueva. Y de esta manera, en un canal se van tratando distintos temas en un entorno en el que es fácil encontrar temas y volver a tratarlos.

Y ten en cuenta que por defecto, las conversaciones en Teams quedan registradas y disponibles para su búsqueda "forever".

Un canal es un repositorio del conocimiento del equipo

Cuando tenga que preparar una nueva propuesta comercial para un cliente, podré encontrar las conversaciones entorno a propuestas antiguas que en su día creamos para ese cliente. Estas incluirán todos los comentarios y apuntes que hicimos en la conversación las personas que participamos en ella.

Si me surge una duda que creo que ya se ha tratado en el equipo, antes de interrumpir a nadie, puedo simplemente buscarla en Teams y si encuentro la conversación correcta, esta contendrá todas las respuestas que necesite.

Si un nuevo miembro se incorpora al equipo, podemos recomendarle que busque determinados asuntos o hashtags porque seguramente, muchas de las dudas que pueda tener por su reciente incorporación, estén ya respondidas en algún canal del equipo.

Y si lo piensas, hay cientos de ejemplos en los que resulta de muchísima ayuda disponer de ese registro central de todas las conversaciones que mantenemos en el equipo.

Las menciones limitan el ruido

Tengo alumnos en mis formaciones que se quejan de que en un canal se notifica poco. Prefieren un chat privado donde cualquier mensaje que escribas implica una notificación a tu interlocutor o interlocutores.

Cuando publicamos un mensaje en un canal, no se notifica a nadie. Y esto es bueno. Puedo dejar constancia de que he actualizado un documento, o de que he enviado algo a cliente, sin generarle ruido a nadie.

Y si quiero notificar a alguien, puedo simplemente mencionarle con la @.

Y esto es muy bueno.

A diferencia de cuando envío un correo en Outlook a todos los miembros de mi departamento, en un canal del equipo de Teams de este departamento, puedo mencionar en una conversación únicamente a las personas que me interese.

De esta manera, solo ellos recibirán notificaciones, evitando así ese ruido al resto de compañeros.

Menciones en Teams

Este mensaje pueden verlo todos en el equipo, pero solo Diego y Lidia son notificados (molestados).

Notificar con criterio

Todos podrán ver, buscar y encontrar la conversación y por supuesto participar en ella si lo desean. Pero todos verán a quién o a quiénes me refiero y solo ellos recibirán notificación. 

Y si es que necesitara alertar a todos los miembros del equipo, siempre puedo mencionar usar el @Team. @Team significa mencionar a todos, de manera que todos recibirán notificación.

Es decir, a diferencia de un chat privado o del propio Outlook, puedo escribir en un canal notificando únicamente a quien me interese, pero dejando constancia de mi mensaje para que cualquiera pueda encontrarlo.

O contestarlo si lo desean.

¿Por qué no?

También son miembros del equipo, tienen voz y conocimiento y pueden aportar algo nuevo o interesante a la conversación.

El área de Actividad te permite estar encima de lo importante

El área de actividad recoge todas las notificaciones que recibo.

Cuando alguien me menciona en un mensaje o hay actualizaciones en alguna conversación en la que he participado, Teams me notifica al respecto, lo que implica que escucho un aviso sonoro y veo un banner que aparece en en la parte inferior derecha de mi pantalla durante 3 segundos.

Aun así, puede que en esos momentos no esté delante de mi ordenador o incluso que lo tenga apagado. Pues bien, todas las notificación que recibo quedas recogida en mi área de actividad durante 30 días.

El área de actividad de Microsoft Teams

Conocer y usar bien el área de actividad de Teams, te permite estar encima de lo importante

De esta manera el área de actividad contiene solo lo importante.

Tras una reunión larga, en lugar de tener que revisar 50 correos electrónicos de los que solo 5 son importantes, en Teams, esos 5 mensajes estarán esperandome en negrita en mi área de actividad. Así evito tener que revisar chats y canales uno a uno para ver si me dejo algo importante. 

Además, el área de actividad tiene su propia búsqueda que me permite filtrar las notificaciones por persona, tipo de notificación, etc.

La transformación digital empieza en uno mismo

Es cierto que el cambio es esfuerzo y que bastante faena tenemos en nuestro día a día como para cambiar la forma de gestionarla.

Pero también es cierto que una de nuestras labores más importantes es tratar de mejorar y optimizar cómo hacemos las cosas y que no debemos priorizar lo urgente sobre lo importante.

Los equipos de Teams ponen solución a muchos de los pequeños problemas que Outlook trae de serie. Bien utilizados permiten tener equipos más cohesionados, que hacen más en menos tiempo y que colaboran de forma más natural y lógica.

Y luego, por supuesto, está la pestaña Archivos, que permite guardar todos los archivos y carpetas en los que colaboramos. Todo ello en la nube con co-autoría, historial de versiones, etc...

Pero de esto hablaré en otro artículo.

Si esas personas que priorizan los chats privados supieran lo que un equipo puede ayudar a su departamento, área o proyecto, empezarían a usar equipos con los ojos cerrados. 

Y las cifras de mensajes del informe básico de Teams serían completamente diferentes.