Microsoft 365

¿Dónde se guardan los archivos en Teams?

En un artículo anterior explicaba cuál, bajo mi punto de vista es el mejor lugar para guardar archivos en Microsoft 365. La conclusión principal era OneDrive para lo personal y Teams para lo compartido. Pero realmente, ¿dónde se guardan los archivos en Teams?

Como herramienta de colaboración para grupos de personas que trabajan juntos en una organización, Microsoft Teams permite gestionar y almacenar archivos pero, ¿dónde residen realmente esos archivos?

Organizativamente Teams permite dos tipos de interacciones: los chats privados y los equipos. Con esto quiero decir que podemos trabajar colaborativamente con otras personas, bien en chats privados, o bien en equipos de Teams.

¿Dónde se guardan los archivos en Teams?

Dependiendo de cuál de ellos usemos, los archivos que subamos a Teams se guardarán en distintos lugares.

En un chat privado

¿Donde se guardan los archivos en Teams?: Cuando colaboramos con uno o varios compañeros en un chat privado, Teams hace uso de OneDrive para compartir archivos.

Cuando en un chat privado individual o grupal queremos compartir un archivo, si al elegir "Adjuntar archivo", elegimos la opción "Cargar desde este dispositivo", Teams nos permite seleccionar un archivo desde nuestro disco duro:

Pues bien, ese archivo se sube a nuestro OneDrive y a continuación, se comparte con los participantes del chat privado.

Concretamente, se sube a la carpeta "Archivos de chat de Microsoft Teams" de nuestro OneDrive. Si esa carpeta no existía ya, se crea automáticamente.

Podemos acceder a nuestro OneDrive, encontrar esta carpeta y veremos que el archivo recién compartido se encuentra allí. Creo que no hace falta que diga que ese archivo es una copia del que residía en nuestro disco duro. Es decir, cualquier cambio que realicemos sobre él, no se verá reflejado en el archivo original de nuestro disco duro.

Podemos comprobar los permisos del archivo recién compartido. Basta hacer clic derecho sobre el archivo y elegir la opción "Administrar acceso". Veremos que efectivamente, OneDrive ha dado permisos a los participantes en el chat privado, en este caso a mi compañero Luis Sierra.

¿Cómo puedo dar a mi compañero Luis permisos de edición en lugar de solo lectura o viceversa? Puedes hacerlo tras seleccionar el archivo a compartir. Justo antes de enviar tu mensaje, puedes clicar sobre la opción que dice "Los usuarios de este chat que tengan el vínculo..." que aparece justo debajo del nombre del archivo:

A continuación podrás elegir el tipo de permiso que otorgas a tu compañéro o compañeros de chat.

Si elijo la opción "Puede editar", cuando publique el mensaje con ese archivo vinculado, si mis compañeros acceden al archivo, estarán accediendo todos ellos a ese archivo que ahora reside en mi OneDrive y podrán editarlo. Si acceden simultáneamente, veran los cursores de los otros compañeros accediendo en tiempo real.

Esta forma de gestionar los archivos compartidos, es cómoda y rápida para interacciones puntuales, pero no sirve para grupos de personas que colaboran habitualmente, como pueden ser los miembros de un departamento o las personas que participan en un proyecto y que pueden llegar a compartir cientos o miles de archivos.

En un chat privado no se pueden crear carpetas o subcarpetas para poner orden en lo que compartimos. Si compartimos mucho, con el tiempo se hace complicado encontrar archivos determinados.

En un equipo de Teams

En un equipo de Teams es diferente. Los equipos se componen de canales y cada canal dispone de un espacio de almacenamiento en la pestañá Archivos al que podemos subir lo que queramos.

Como se ve en la imagen en el canal General del equipo Dp. Interna, si clicas en la pestaña Archivos, puedes ver y cargar los archivos o carpetas que quieras compartir con tus compañeros de equipo.

Subir archivos de esta manera es lo mismo que cargarlos en una unidad de red. Al subir archivos al canal, estamos dando acceso a esos archivos a todos los miembros del equipo.

Pero exactamente, ¿a dónde se suben?

Cuando creamos un equipo de Teams, por detrás se crea automáticamente un sitio de SharePoint, que es donde residen todos los archivos que subimos al equipo. En la pestañá Archivos de un canal, Teams en realidad te esta mostrando una ventana a esos archivos que residen en SharePoint.

Si quieres ver esos archivos en SharePoint, puedes abrir SharePoint y encontrar ese sitio que tiene el mismo nombre que tu equipo. Allí, en el apartado Documentos del sitio, podrás encontrar los archivos.

¿Dónde se guardan los archivos en Teams?

Una vez que has encontrado el sitio, es fácil llegar a los archivos. Simplemente debes clicar en el apartado Documentos y navegar a la carpeta que encontrarás con el nombre del canal concreto, que es donde están los archivos.

Existe además un atajo en la pestaña Archivos de cualquier canal que te permite llegar rápidamente al sitio de SharePoint. Simplemente haz clic en los 3 puntos que muestran las opciones ocultas del menú y elige la opción Abrir en SharePoint como se ve en la imagen.

Esta opción te lleva directamente al apartado Documentos del sitio y a la carpeta concreta que tenías abierta en Teams.

A efectos prácticos los archivos y carpetas que ves en la pestaña de un canal es como si residieran en Teams y puedes gestionarlos directamente desde Teams sin tener que acceder a SharePoint. Solo hay unas pocas situaciones en las que deberás acceder a los archivos en SharePoint. La más común es cuando quieras acceder a la Papelera de reciclaje a recuperar archivos borrados.

En Teams no hay acceso a la papelera y para acceder a ella tienes que acceder siempre a SharePoint.

Por lo demás, Teams es perfecto para crear archivos en un espacio compartido con tus compañeros de equipo, subir nuevos archivos, editarlos, etc. La interfaz de Teams resulta mucho menos desafiante que la de SharePoint.

Y además, cuando en una organización se centraliza el trabajo con archivos y carpetas en los equipos de Teams, se abre la puerta a una forma de interactuar mucho más avanzada que la que te proporciona SharePoint. No solo es que puedes chatear por conversación con tus compañeros de equipo, sino que además puedes añadir pestañas a tu canal para cosas como gestionar eventos en un calendario, gestionar tareas en un plan de Planner, gestionar notas de reuniones en un bloc de notas de OneNote, etc, etc, etc...

Si buscas mejorar el trabajo digital en tu organización, no lo dudes, Teams es el camino a seguir.

by Josu Lekaroz

Personalizar firma de correo corporativa para todos los usuarios de tu tenant Microsoft 365

Para personalizar en Microsoft 365 la firma de correo corporativa y que además sea la misma para todos los usuarios de tu tenant, tienes que recurrir a productos de terceros. Y eso implica pagar un coste adicional, que normalmente varía según el número de usuarios que tengas, pero que siempre nos parece caro para lo que conseguimos a cambio.

Es uno de esos detalles que te hubiese gustado establecer en el proceso de migración a Microsoft 365, pero que no resulta tan intuitivo sin comprar herramientas de terceros.

En este artículo voy a explicar cómo puedes personalizar esa firma de correo corporativa utilizando un script de PowerShell. Es una solución que no es perfecta, pero que podría servirte en determinadas circunstancias.

No es perfecta porque presenta una limitación y es que este método establece la firma de correo común para todos los usuarios en Outlook Web y en el nuevo Outlook escritorio, pero no lo hace ni en el Outlook escritorio clásico (ni lo va a hacer), ni en el Outlook móvil. En este último, es cuestión de tiempo que funcione, pues Microsoft está unificando las las firmas en todos los Outlooks salvo el clásico.

Es una limitación, sí, pero si en tu organización habéis dejado atrás el vetusto y pesado Outlook escritorio clasico y cambiado al nuevo Outlook escritorio, cosa que te recomiendo si vais en serio con la nube, esta solución puede que te encaje suficientemente bien.

El caso es que poder personalizar una firma de correo corporativa para todos de forma centralizada consigue evitar el caos de firmas que suele exitir en muchas organizaciones, cuando desde Marketing deciden cambiar la firma corporativa, pero cada uno debe incluirla en su Outlook de manera manual. Unos lo hacen correctamente el primer día, otros no terminan de hacerlo bien y les queda un churro y otros no lo terminan de hacer nunca.

Tener el control centralizado de las firmas permite cuidar la imagen corporativa que proyectamos al exterior, o cosas más prácticas como añadir a la firma un texto o banner publicitario para promocionar productos, eventos o lo que sea.

Estableciendo la firma con PowerShell

Lo que vamos a ver es cómo puedes establecer una firma corporativa para todos los usuarios de tu tenant, de manera que cada usuario tenga como firma ese diseño corporativo que establezcáis, pero con sus datos personales extraidos de AzureAD (Entra ID). Esto implica que debes mantener actualizados los datos personales de los usuarios en el panel de administración de Microsoft 365.

La primera vez que uses el script te costará un poco más de esfuerzo, pero a partir de entonces, te será bastante sencillo modificar o pedir a un compañero que te pase el archivo HTML con la firma modificada y volver a ejecutar el script.

Requerimientos

Para poder establecer las firmas necesitas:

  1. Mantener actualizados en el panel de administración de Microsoft 365 los datos personales de los usuarios, tales como Nombre, Apellidos, Puesto, Teléfono móvil o los que creas necesarios para la firma.
  2. Un usuario con rol de Administrador Global en tu tenant Microsoft 365.
  3. Un ordenador con permisos para ejecutar PowerShell en modo Administrador (solo la primera vez).
  4. Tener instalados en PowerShell los módulos AzureADPreview y ExchangeOnline (para esto necesitas ejecutar PowerShell en modo Administrador la primera vez).
  5. Crear un archivo llamado por ejemplo Firma.html, que contenga la firma de correo deseada en formato HTML.
  6. Crear un archivo con el nombre que quieras y extensión .ps1, que contenga el script PowerShell que se incluye abajo.

Limitaciones

  1. Ya he comentado que esta solución establece la firma únicamente en Outlook Web y en el Nuevo Outlook escritorio. No establece la firma ni en Outlook escritorio clásico, ni en Outlook móvil.
  2. Las imágenes que quieras incluir en la firma, tales como el logo corporativo o logos de redes sociales, etc, deben ir referenciadas en el archivo HTML como vínculos, es decir, la firma no puede contener imágenes incrustadas en formato Base64.

El archivo con la firma

Para este ejemplo, voy a usar un archivo de firma con un HTML muy sencillo, que es con el que firmo mis mensajes habitualmente, pero puedes hacerlo todo lo complejo que quieras.

Este mi HTML de ejemplo, puedes usarlo como base pegándolo en el archivo de texto con tu firma, adaptándolo a tu organización y llamando al archivo Firma.html:

<img src="https://avanza365.com/wp-content/uploads/2023/09/avanza_color-uai-720x187.png" width="110"><br>%%Nombre%% %%Apellidos%%<br>%%Movil%%<br>%%Correo%%<br><a href="https://avanza365.com">https://avanza365.com</a><br><br>Conoce <a href="https://avanza365.com">mi nuevo curso online</a> para que todos tus empleados aprendan a usar Teams con el m&eacute;todo Avanza365

Como puedes ver en el código de ejemplo, debes incluir entre porcentajes dobles %% los nombres de los campos que quieres que se reemplacen por los datos reales del usuario que vienen de AzureAD al ejecutar el script.

El resultado de aplicar ese HTML como firma es este:

La lista de campos o atributos del usuario que puedes usar en la firma y sus equivalentes en el panel de administración (en español) y en AzureAD es esta:

En el HTML de tu firma En el Admin de MS365 En AzureAD
%%Nombre%% Nombre GivenName
%%Apellidos%% Apellidos Surname
%%Puesto%% Puesto JobTitle
%%Departamento%% Departamento Deparment
%%Oficina%% Oficina PhysicalDeliveryOfficeName
%%Telefono%% Teléfono de la oficina TelephoneNumber
%%Movil%% Teléfono móvil Mobile
%%Correo%% (No aparece, se obtiene de la cuenta) Mail
%%Direccion%% Dirección StreetAddress
%%Ciudad%% Población City
%%CodigoPostal%% Código postal PostalCode
%%Provincia%% Estado o Provincia State
%%Pais%% País o región Country

De esta manera, donde quieres que vaya el nombre, en lugar de poner Josu Lekaroz, pondrás %%nombre%% %%Apellidos%% y en lugar de poner Donostia-San Sebastián, pondrás %%Ciudad%%.

Dos detalles importantes que debes tener en cuenta:

  1. Como ya he comentado, las imágenes no pueden ser incrustadas en el archivo de firma en formato Base64, por lo que debes subirlas a un espacio web, obtener sus URLs y referenciarlas como vínculos en los "img src" de tu HTML.
  2. Toda la firma debe ir en una sola línea sin saltos, por lo que deberás asegurarte de que quitas todos los saltos de línea antes de guardar definitivamente el archivo. Editores como Notepad++ te permiten reemplazar caracteres extendidos y buscar todos los \r\n, que son los saltos de línea, reemplazándolos por un espacio vacío.

A parte de esto, tienes bastante libertad para crear y aplicar formato a tu firma como quieras.

El script PowerShell

Muchas gracias a Tony Redmond de Office for IT Pros por la inspiración y a Kamil de MailSignatures.com por la base para el script, el mérito y el conocimiento es de ellos, yo no he hecho sino retocar y adaptar.

<#$users = (Get-AzureADUser -filter "Mail eq 'josu@avanza365.com'" | select GivenName, Surname, JobTitle, Department, TelephoneNumber, Mobile, Mail, PhysicalDeliveryOfficeName, StreetAddress, City, PostalCode, State, Country); $NumUsers = 1 <# Obtiene los datos de un usuario concreto y los mete en un array. Esta pensado para hacer pruebas con tu propio usuario o un usuario de prueba#>

$users = (Get-AzureADUser -All $true | Where-Object { $_.AssignedLicenses.Count -ne 0 } | select GivenName, Surname, JobTitle, Department, TelephoneNumber, Mobile, Mail, PhysicalDeliveryOfficeName, StreetAddress, City, PostalCode, State, Country); $NumUsers = $users.count <# Obtiene los datos de todos los usuarios que tengan licencia en Entra ID (Azure AD) y los mete en un array. Si quieres, puedes seleccionar menos datos o filtrar los usuarios#>

$HTMLsig = Get-Content ".\Firma.html" <# Guarda en una variable el contenido HTML del archivo Firma.html. Cambia la ruta para que apunte a la ubicación de tu archivo.#>

$ProgDelta = 100/($NumUsers); $CheckCount = 0; $UserNumber = 0 <# Variables para mostrar el progreso #>

Write-Host "Procesando buzones"

foreach ($user in $users){
    $UserNumber++
    $UserStatus = $user.Mail + " ["+ $UserNumber +"/" + $NumUsers + "]"
    Write-Progress -Activity "Procesando buzones" -Status $UserStatus -PercentComplete $CheckCount
    Write-Host "Procesando buzon: " $UserStatus
    $CheckCount += $ProgDelta
    
    $HTMLSigX = ""; <# Define variable temporal #>
    $HTMLSigX = $HTMLsig.replace('%%Nombre%%', $user.GivenName).replace('%%Apellidos%%', $user.Surname).replace('%%Puesto%%', $user.JobTitle).replace('%%Departamento%%', $user.Department).replace('%%Telefono%%', $user.TelephoneNumber).replace('%%Movil%%', $user.Mobile).replace('%%Correo%%', $user.Mail).replace('%%Empresa%%', $user.CompanyName).replace('%%Direccion%%', $user.StreetAddress).replace('%%Ciudad%%', $user.City).replace('%%CodigoPostal%%', $user.PostalCode).replace('%%Provincia%%', $user.State).replace('%%Pais%%', $user.Country) <# Reemplaza los parámetros de la firma con los datos de cada usuario en Entra Id#>
    Set-MailboxMessageConfiguration $user.Mail -SignatureHTML $HTMLSigX -AutoAddSignature $true -AutoAddSignatureOnReply $false <# Establece la firma personalizada para el buzón de cada usuario en Outlook Web y en el nuevo Outlook escritorio. El parámetro -AutoAddSignature establece la firma por defecto para todos los mensajes nuevos automáticamente y el parámetro -AutoAddSignatureOnReply hace los mismo para mensajes de respuesta. Yo he establecido que no se incluya en las respuestas porque lo prefiero así. #>
}
Write-Host "Hecho! Se han actualizado las firmas de" $NumUsers "buzones"

Copia y pega este código en un archivo de texto y guárdalo con el nombre que quieras y la extensión .ps1.

El script establece la firma que hayas incluido en el archivo Firma.html para todos los usuarios del tenant que tengan una licencia activa.

También establece que esta firma se incluya automáticamente en los mensajes nuevos pero no en los mensajes de respuesta o reenvío. Es como me gusta a mi, pero puedes cambiarlo modificando el comando Set-MailboxMessageConfiguration poniendo $true o $false en los parámetros -AutoAddSignature y -AutoAddSignatureOnReply.

Por ejemplo, si quisieras que se inserte la firma para nuevos mensajes y para respuestas, tendías que cambiar la línea con ese comando para que quede así:

Set-MailboxMessageConfiguration $user.Mail -SignatureHTML $HTMLSigX -AutoAddSignature $true -AutoAddSignatureOnReply $true

Para que puedas hacer pruebas con un usuario específico (quizás con el tuyo propio) antes de aplicarlo a todos tus usuarios, he incluido una primera línea que está comentada con los caracteres <# y que sirve para puedas probar.
Si quieres hacer pruebas con un usuario específico:

  1. Descomenta (activa) esa primera línea borrando los caracteres iniciales <# y sustituye en esa misma línea mi dirección email con la que quieras usar en tus pruebas.
  2. Comenta (desactiva) la línea 2, insertando los caracteres <# al inicio de la línea.
  3. Guarda el archivo y ejecuta el script sobre ese único usuario para que veas cómo queda la firma.

Cuando termines con las pruebas y estés contento con el aspecto de la firma, vuelve a dejar las 2 primeras líneas como estaban para que el script se ejecute ya sobre todos los usuarios del tenant que tengan una licencia activa.

Personalizar la firma de correo corporativa: El Proceso paso a paso

  1. Crea una carpeta “Establecer Firma HTML” en tu disco duro y copia a esa carpeta los dos archivos, el del script y el de la firma que debe llamarse Firma.html.
  2. Abre PowerShell en modo Administrador
  3. La primera vez y si no los tienes instalados ya, debes instalar los módulos AzureADPreview y ExchangeOnline en PowerShell.

Instala primero AzureADPreview con el comando Install-module AzureADPreview.

Nota: Si al intentar instalar cualquiera de los dos módulos te sale un aviso que indica que ya hay una versión anterior instalada, añade el parámetro -Force al final del comando para forzar la instalación de la última versión, tal como me ocurrió a mí con AzureADPreview (en la imagen).

A continuación, instala ExchangeOnline con el comando Install-ExchangeOnlineManagement, respondiendo que Sí con una S mayúscula a la pregunta que aparece a continuación

  1. Dirígete a la carpeta “Establecer Firma HTML” usando el comando CD de PowerShell.

  1. Conéctate a AzureAD y a Exchange Online en tu tenant con los comandos Connect-AzureAd y Connect-ExchangeOnline

En ambos casos, te pedirá que inicies sesión con un usuario que tenga permisos de Administrador Global.

Conectar a AzureAD tecleando Connect-AzureAd:

A mi me ofrece los usuarios que he usado anteriormente, si no tienes ninguno, te pedirá el usuario y clave de un admin global de tu tenant.

Elige o introduce tu usuario y clave y si son correctos, se conectará y te mostrará los datos de tu tenant

A continuación conéctate a Exchange Online tecleando Connect-Exchangeonline

Te volverá a pedir usuario y clave de admintrador.

Una vez hecho el login y tras mostrarte cierta información (en amarillo) acerca de la versión, te habrás conectado al Exchange de tu tenant

  1. Conectado a ambos entornos, ya estás listo para ejecutar el script. En mi caso se llama SetOutlookSignatures.ps1.

En mi caso, ha actualizado las firmas de los dos únicos usuarios con licencia que hay en mi tenant.

  1. Comprueba en Outlook Web y el nuevo Outlook escritorio que la firma se ha establecido correctamente. Los resultados son bastante instantáneos, simplemente tienes que recargar Outlook web en el navegador y cerrar y abrir Outlook escritorio para que puedas visualizar los cambios.

Para Outlook web, tendrás que recargar la página en el navegador para que coja la nueva firma. Hecho esto, simplemente crea un mensaje nuevo y fíjate en la nueva firma.

Si compruebas la configuración de la firma en Outlook web, verás que estará cambiada a la que has establecido al ejecutar el script

Para el nuevo Outlook escritorio, tendrás que cerrarlo y volverlo a abrir para que puedas ver el cambio.

En ambos casos, puedes ver cómo se ha establecido también que la firma se incluya en todos los mensajes nuevos, pero no en reenvíos o respuestas.

Esto sería todo. La próxima vez que quieras volver a cambiar y personalizar la firma de correo corporativa para todos, no tendrás que preocuparte de instalar los módulos PowerShell y por tanto, no hará falta que ejecutes PowerShell como Administador. Símplemente bastará con que modifiques el archivo HTML de la firma, te conectes a AzureAD y a Exchange Online y ejecutes el script.

Espero que te sirva.

by Josu Lekaroz

En Microsoft Teams no aparece "Aplicación de escritorio" como opción por defecto para abrir archivos

Cuando en la pestaña Archivos de un canal en Microsoft Teams hacemos clic sobre un documento Word, se lanza la edición de ese documento pero dentro de Teams. Esto es, se nos abre el documento en la versión web de Word e integrado dentro de Teams.

Lo mismo ocurre con hojas de Excel o presentaciones de Power Point.

Esto tiene algunas ventajas y algunos inconvenientes.

La ventaja principal es que el documento se abre muy rápido y es ideal para consultas o lecturas rápidas de documentos Office

Los inconvenientes, son varios:

  • No podemos tener varias ventanas de edición de archivos abiertas al mismo tiempo ya que debemos cerrar primero el archivo abierto para volver a ver la lista de archivos en Teams.
  • No podemos visualizarlos lado a lado en ventanas paralelas.
  • Y lo que más "molesta" a mucha gente, ese Word no es Word, es decir, no es el Word escritorio que tan acostumbrados estamos a usar.

A priori esto tiene una solución fácil.

Basta con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier documento, hoja o presentación, clicar en la opción Abrir y seleccionar Abrir en la aplicación, tal como se ve en la imagen.

Esto abre ese documento, hoja o presentación en la aplicación escritorio correspondiente de Office, es decir, en la aplicación de toda la vida.

Además, si lo deseas, puedes cambiar el comportamiento predeterminado para que cuando hagas clic sobre cualquier archivo Office, automáticamente se abra siempre la aplicación de escritorio correspondiente sin tener que hacer varios clics para conseguirlo.

Simplemente elige la opción Cambiar valor predeterminado y en la ventana resultante selecciona Aplicación de escritorio y guarda los cambios.

Es muy fácil y a partir de ese momento, cada vez que hagas clic en cualquier archivo Word, Excel o Power Point dentro de Teams, se abrira la aplicación escritorio correspondiente.

Lo que ocurre es que muchos usuarios de Teams se encuentran con que la opción Aplicación de escritorio, simplemente no aparece, no se muestra y solo ven las opciones "Teams", que es la predeterminada y "Explorador", que abre el archivo en una pestaña del navegador web predeterminado.

La opción "Explorador" soluciona el inconveniente de no poder abrir varios archivos Office simultáneamente, pero sigue usando las versiones web de Word, Excel y Power Point.

Hay varias razonces por las que muchos usuarios no ven esa opción "Aplicacion de escritorio", pero hay una solución que resuelve el problema para la gran mayoría y es la que explico en el siguiente vídeo.

https://www.youtube.com/watch?v=j37Q4aaIKJI

Consiste simplemente en cambiar una clave del registro de Windows de tu equipo y aunque pueda parecer complicado, cuesta 5 minutos y créeme, funciona.

Si quieres saber más acerca del problema, puedes visitar esta página de Microsoft donde se dan más detalles.

Espero que se sirva.

by Josu Lekaroz

6 claves para elegir licencias Microsoft 365 en tu empresa

Existen ciertas claves que debemos entender bien para elegir las licencias de Office, te cuento aquí 6 claves para elegir licencias Microsoft 365 en tu organización.

Los planes de licencias de Microsoft para 365 son como todos los planes de licencias de Microsoft, muy complicados.

No es fácil entender a priori lo que obtendrán los usuarios con cada plan. Los nombres y las descripciones de los planes no ayudan mucho y a veces, incluso el mayorista o partner de Microsoft no lo tiene claro.

Las 6 claves para elegir licencias Microsoft 365 en tu organización

Para ayudarte a entender distintos conceptos entorno a las licencias, te cuento en este artículo algunas claves importantes. Son puntos o conceptos que tienes que tener en cuenta a la hora de decidir qué licencias 365 necesita tu organización en la fase inicial de adopción.

6 claves para elegir licencias Microsoft 365 en tu organización

Clave 1: Todas las licencias de Microsoft 365 incluyen servicios además de productos

Hasta ahora, casi siempre habíamos pagado por el uso de productos, es decir, al comprar el Office 2019, 2021 o el que sea, obteníamos el derecho de uso de los productos (aplicaciones) incluidas en el paquete Office, como son Word, Outlook o Excel.

El gran cambio es que las licencias de Microsoft 365 incluyen productos y servicios.

Es decir, si compro una licencia Microsoft 365 Empresa Estándar, obtengo por ejemplo,

  • El uso de las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint, junto con un servicio de almacenamiento de los archivos que creo con ellas llamado OneDrive.
  • El uso de la aplicación Outlook, junto con un servicio de correo electrónico llamado Buzón Exchange.
  • El uso de la aplicación Teams, junto con un servicio de chat, videoconferencias, etc. en la nube llamado Servicio Teams.

Hasta ahora, podía comprar Outlook, pero necesitaba alguien (un proveedor de correo) o algo (un servidor) que me proporcionara un servicio de correo.

Ahora esto viene incluido en la licencia.

Estos servicios explican indirectamente porqué las licencias de 365 se pagan mensual o anualmente a diferencia de las antiguas que pagábamos de una vez.

Es básicamente por los servicio, ya sabes, toda la historia del modelo SaaS o software como servicio que Microsoft empezó a ofrecer a partir de 2010.

Clave 2: Licencias, cuentas de usuario y buzones no son lo mismo

Las licencias

Una licencia en Microsoft 365 es lo que cuesta dinero. Las licencias se asocian a las cuentas de usuario y otorgan el derecho a usar un servicio o una aplicación concreta, como puede ser el correo, Word o Teams.

Puedes tener una cuenta de usuario, pero si no te han asignado una licencia, no vas a poder recibir correos o usar Teams o Excel.

Si quieres pasar directamente a ver los tipos de licencia más comunes, puedes bajar al apartado Clave 6 en este mismo artículo.

Las cuentas

Una cuenta de usuario identifica a una persona y lleva asociado su nombre, sus apellidos, su teléfono, su puesto u otros datos relacionados con esa persona.

Debes asignar una licencia a cada cuenta para que se le activen todos los servicios asociados a esa licencia, es decir toda la parafernalia de buzón de correo, espacio de OneDrive, usuario de Teams, etc.

Cuando un empleado que tenía una cuenta con licencia abandona la organización, puedes simplemente quitarle la licencia. La cuenta quedará allí pero sin licencia y pasados 30 días, tanto el buzón como los contenidos de su OneDrive serán eliminados definitivamente.

En cualquier caso, aunque una cuenta sin licencia es inservible, si tienes 200 cuentas en tu tenant y solo 5 de ellas tienen licencia, solo pagarás por esas 5 licencias.

Los buzones

Un buzón de correo es lo que todos conocemos y venimos usando desde los años noventa. Pues bien, cada cuenta a la que le hemos asignado una licencia en 365, lleva asociado un buzón de correo electrónico.

Aunque lleva asociado solo un buzón con la dirección de correo que hayamos elegido para él o ella, si lo deseamos, podemos asociar a una cuenta de usuario más direcciones de correo o incluso más buzones, tal como vamos a ver enseguida.

Clave 3: Intenta que cada usuario tenga una cuenta de usuario en Microsoft 365

Todos tus usuarios deberían tener una cuenta de usuario de Microsoft 365 y me refiero a usuarios-persona, es decir, cada persona debería tener una cuenta.

Si en tu organización sois 50 personas, necesitarías 50 cuentas de usuario. No importa que en tu viejo sistema de correo electrónico tuvieseis 100 buzones de correo y que algunas personas gestionasen 5 direcciones de correo distintas.

A efectos de 365, cada una de esas personas necesita una y solo una cuenta.

Luego, si es necesario, ya asociaremos a sus cuentas de usuario las direcciones de correo adicionales que sean necesarias.

Debes tratar de evitar a toda costa que una persona tenga más de una cuenta de usuario por la simple razón de que quieras que tenga una dirección email adicional. Estás creando un problema evitable tanto al usuario, como al resto de la organización.

A él le obligas a cuidar de dos entornos Microsoft completos, tener ambas cuentas en Outlook y en el móvil, lidiar con invitaciones, boletines o spam que llegan a ambas, etc.

Al resto le estás creando confusión, pues no saben bien a qué cuenta escribirle o a cuál invitarle en una reunión.

Estamos en el siglo XXI y hace tiempo que existen soluciones prácticas para todas las situaciones de correo que se puedan dar. Echa un vistazo a la Clave 5 en este mismo artículo para conocer algunas de estas soluciones.

Clave 4: Evita que varias personas compartan una misma cuenta

Una cuenta en 365 no es solo un buzón de correo. Una cuenta identifica al usuario en toda la actividad que realiza en su día a día con las herramientas de 365.

Cuando envía un correo, modifica un documento de Word, escribe en un chat de Teams, organiza una reunión en Outlook o asiste a una video-conferencia, su nombre queda registrado como autor de todas esas acciones y esto es bueno.

Es bueno que quede registrado quién ha hecho las cosas en cualquier entorno profesional (¿salvo en la CIA?). Otra cosa es quién tenga acceso a toda esa información que puede ser delicada.

En cualquier caso, si varios usuarios usan la misma cuenta, parte de esa ventaja queda diluida entre ellos.

A no ser que sean usuarios que funcionan por turnos divididos en el día, que comparten un ordenador por turnos o situaciones similares, cada persona debería tener su propia cuenta.

Es cierto que una licencia 365 Empresa Estándar, que incluye las aplicaciones de escritorio de Office, permite instalar estas aplicaciones en hasta 5 ordenadores, pero se supone que son ordenadores de un mismo usuario.

Créeme, si no se dan alguna de las situaciones que he mencionado antes, cada uno de tus usuarios debería tener una y solo una cuenta de usuario en 365.

Clave 5: Una cuenta de usuario puede usar múltiples direcciones de correo electrónico

Una cuenta de usuario a la que hemos asignado una licencia de Microsoft 365 dispone de un buzón de correo electrónico con una dirección de correo concreta. Por ejemplo mi dirección en Nubealdia.com es josu@nubealdia.com.

Además de esto, si queremos podemos asignar a mi cuenta otras direcciones email de distintas formas. Podemos asignarle:

Alias

Todos los alias que queramos. Un alias es una dirección de correo adicional que se asigna a mi cuenta de manera que los mensajes enviados a esa dirección, entrarán igualmente en mi buzón. Los alias son gratis, puedo asignar a una cuenta todos los que quiera y tener así por ejemplo josu@nubealdia.com como dirección principal y luego consultoria@nubealdia.com y jlekaroz@nubealdia.com como alias.

Listas de distribución

Todas las listas de distribución que queramos. Una lista de distribución es como un alias que se asigna a varias personas. Cada mensaje enviado a la dirección email de la lista es recibida por esas personas en sus buzones. Las listas son gratis y puedo crear todas las que quiera y asignárselas a todos los usuarios que quiera y de esta manera, recibir en mi cuenta por ejemplo, los mensajes enviados a la dirección info@nubealdia.com junto con otros tres compañeros en Nubealdia.

Buzones compartidos

Todos los buzones compartidos que queramos. Un buzón compartido es un buzón que comparten varias personas. Quiero decir un buzón con su Recibidos, Enviados, Eliminados, etc. Cuando configuras tu cuenta de correo en Outlook, si el administrador te ha asignado un buzón compartido, verás una rama con las carpetas de tu buzón principal y otra con las del buzón compartido. Los buzones compartidos son gratis, puedo crear todos los que quiera y asignárselos a todos los usuarios que quiera y de esta manera, ver en Outlook el buzón Soporte, con dirección soporte@nubealdia.com y ver tanto los mensajes que entran como los enviados por mi o por cualquiera de mis compañeros con acceso al buzón, que también lo verán en sus Outlooks.

Si realmente creásemos en el tenant de Nubealdia los ejemplos de alias, listas y buzones compartidos que acabo de sugerir, yo, Josu, recibiría en mi buzón los correos enviados a:

  • josu@nubealdia.com
  • consultoria@nubealdia.com
  • jlekaroz@nubealdia.com
  • info@nubealdia.com

Además vería en Outlook un buzón adicional que recibiría los mensajes enviados a:

  • soporte@nubealdia.com

Por último y no menos importante, yo podría enviar mensajes desde cualquiera de esas 6 direcciones., es decir, puedo enviar un mensaje y que mi destinatario vea mi dirección de envío como cualquiera de las 6.

Clave 6: Los tipos de licencia más comunes

Mi recomendación es pues que crees una cuenta con licencia y solo una, para cada persona en tu organización y si alguien necesita recibir mensajes enviados a dirección de correo adicionales, puedes asignarles alias, listas o buzones compartidos según necesidad.

Lo más importante ahora es decidir entonces qué licencias voy a comprar y asignar a mis usuarios.

Ten en cuenta que no todos tus usuarios tienen que tener el mismo tipo de licencia, puedes asignar un tipo de licencia a unos y otro a otros.

Como decía al principio el licenciamiento es complicado, pero la mayoría de organizaciones con las que yo trabajo utilizan estos tres tipos de licencias:

1. Microsoft 365 Empresa Estándar

Con un coste mensual de 11,70€ (en España y en abril del 2023), esta es la licencia más adecuada para los usuarios de tu empresa que quieres que tengan una experiencia completa con correo electrónico y las aplicaciones de Office clásicas.

Es ideal para usuarios que realizan prácticamente todo su trabajo con un ordenador.

Incluye como servicios:

  • Buzón de correo que incluye calendarios, contactos y tareas (con espacio de 50GB).
  • Servicio de almacenamiento OneDrive (1TB) y SharePoint.
  • Otros servicios como Teams, Planner, Lists, Forms, etc.

Como productos (aplicaciones):

  • Todas las aplicaciones Office descargables e instalables en PCs/Macs. Esto incluye Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access, Teams, etc.
  • Todas las aplicaciones Office en versiones web y móvil, es decir Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc. en la web y en el móvil.

Esta es en mi opinión, la opción más completa a un precio mensual razonable.

2. Microsoft 365 Empresa Básico

Cuesta 5,60€ al mes y es la licencia perfecta para usuarios que quieres que tengan correo y Teams, pero que no usan intensivamente las aplicaciones de Office clásico. La diferencia más importante con la licencia Estándar es que aquí no puedes descargar e instalar las aplicaciones de escritorio de Office. Esto usuarios solo pueden usar las versiones web de Word, Excel y PowerPoint.

Esta licencia es ideal para, por ejemplo, personal que trabaja en fábrica o almacén. Tienen correo completo y Teams y de vez en cuando, deben actualizar una hoja Excel o un documento Word, pero sin demasiadas complejidades.

Incluye como servicios:

  • Buzón de correo que incluye calendarios, contactos y tareas (con espacio de 50GB).
  • Servicio de almacenamiento OneDrive (1TB) y SharePoint.
  • Otros servicios como Teams, Planner, Lists,

Como productos (aplicaciones):

  • Todas las aplicaciones Office en versiones web y móvil, es decir Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc. en la web y en el móvil.

Esta licencia permite ahorrar costes de licencia en aquellos usuarios que no van a necesitar las APPs de escritorio.

3. Licencia de Exchange Online Plan 1

Tiene un coste de 3,70€ al mes y como puedes intuir, proporciona al usuario simplemente un buzón de correo completo pero sin ninguna de las aplicaciones de Office, es decir, tienes el servicio de Buzón de Exchange y el Outlook en su versión web.

Incluye correo, calendario, contactos y tareas, pero ni Word, Excel o PowerPoint, ni Teams ni ninguna otra en ninguna de sus formas (escritorio, web o móvil).

Esta licencia es para usuarios que no usan un ordenador, pero aun así, quieres que tengan correo electrónico de la organización que pueden usar vía web o desde sus dispositivos móviles.

Incluye como servicios:

  • Buzón de correo que incluye calendarios, contactos y tareas (con espacio de 50GB).

Como productos:

  • Únicamente Outlook en sus versiones web y móvil.

Estas tres licencias son las más populares entre las pymes pero, ten en cuenta que si necesitas más de 300 licencias en total, tienes que pasarte a las licencias para grandes empresas.

Si quieres ver comparativas completas:

Otros tipos de licencia

Existen otros tipos de licencia tanto de Microsoft 365 como de buzones Exchange. Solo prevenirte contra la licencia que se llama "Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios".

Esta licencia cuesta 9,80€/mes y te permite usar las aplicaciones de Office en el escritorio pero nada más, es decir, son solo las apps pero sin ningún servicio nube. Sin correo, sin OneDrive/SharePoint, sin Teams. Es como comprar el Office clásico pero en pagos mensuales, por lo que olvídate del salto a la nube, olvídate de la transformación digital de tu oficina o de las ventajas de la colaboración en nube.

No digo que no debas comprarla, solo que la compres sabiendo lo que estás comprando.

Existen muchos escenarios, tipos de organizaciones y tipos de usuarios, pero creo que estas son las 6 claves más importantes para entender las licencias Microsoft 365, que te pueden ayudar a no empezar en la plataforma con el pie cambiado.

by Josu Lekaroz